O que é ?

O Canvas de Melhoria de Processo é uma ferramenta visual e colaborativa que ajuda a analisar, entender e aprimorar processos existentes nas cooperativas. Ao preencher cada campo do canvas, os times conseguem mapear entradas, saídas, etapas, problemas, recursos e pontos de melhoria, de forma estruturada e prática. Ele contribui para aumentar a eficiência, eliminar gargalos e entregar mais valor ao cliente final — seja ele interno ou externo.

Como usar ?

1. Escolha o processo que será analisado. Comece definindo o nome do processo e quem é o seu dono (responsável).

2. Identifique quem recebe a entrega. Isso ajuda a visualizar o cliente (interno ou externo).

3. Mapeie os elementos essenciais:

   • Entradas: dados, informações ou materiais recebidos.

   • Fornecedor: quem fornece essas entradas.

   • Etapas do processo: como as entradas se transformam em saídas.

   • Saídas: o que é entregue ao cliente.

   • Características de valor: o que torna essa entrega relevante para quem a recebe.

4. Aprofunde nos problemas. Liste os principais pontos de dor e falhas que ocorrem atualmente.

5. Reflita sobre os recursos necessários (humanos, tecnológicos, logísticos) e os elementos inegociáveis (regras, premissas, requisitos).

6. Projete melhorias. Identifique ajustes, automações ou simplificações que podem tornar o processo mais eficiente e gerar mais valor.

Esse preenchimento pode ser feito de forma colaborativa, com pessoas envolvidas no processo, promovendo alinhamento e engajamento.

Dica Extra

Use o Canvas de Melhoria de Processo não apenas quando algo dá errado, mas também de forma preventiva ou para promover inovação. Ele pode ser aplicado em reuniões de retrospectiva, ações de melhoria contínua e até em treinamentos, como forma de ensinar pensamento sistêmico e visão de processos. Experimente usar post-its coloridos ou ferramentas digitais colaborativas para tornar a dinâmica ainda mais visual e participativa.

O que é ?

O Mapa de Stakeholders é uma ferramenta que ajuda a identificar, classificar e entender os diferentes públicos envolvidos em um projeto — tanto dentro quanto fora da cooperativa. Ao visualizar quem são os atores primários, secundários e terciários, é possível alinhar expectativas, melhorar a comunicação e tomar decisões mais estratégicas durante a execução de iniciativas.

Como usar ?

1. Centralize o projeto. Comece identificando qual projeto será analisado e quem são os envolvidos diretamente nele.

2. Classifique os stakeholders conforme o grau de envolvimento:

   • Primários: participam ativamente do projeto. Estão diretamente ligados à sua execução.

   • Secundários: influenciam ou são impactados pelo projeto, mas de maneira indireta.

   • Terciários: estão mais distantes, mas ainda podem ter interesse ou influência no resultado final.

3. Diferencie por localização:

   • Dentro da cooperativa: conselhos, lideranças, equipes, departamentos.

   • Fora da cooperativa: parceiros, fornecedores, órgãos reguladores, comunidade, clientes etc.

4. Organize as informações de forma visual. Use o mapa para posicionar os stakeholders e facilitar o entendimento entre os envolvidos no projeto.

5. Utilize o mapa para planejar sua comunicação. Saber quem está envolvido ajuda a definir como, quando e o que comunicar para cada grupo.

Dica Extra

Antes de iniciar um novo projeto (ou ao revisar um em andamento), utilize o Mapa de Stakeholders como uma etapa estratégica de planejamento. Envolva diferentes membros da equipe para garantir que ninguém relevante fique de fora. Além disso, revise o mapa periodicamente — o grau de influência ou interesse dos stakeholders pode mudar ao longo do tempo.

O que é ?

A Matriz Impacto x Esforço é uma ferramenta simples e visual que auxilia na priorização de iniciativas, tarefas ou ideias, considerando dois fatores principais: o impacto esperado e o esforço necessário (complexidade técnica e investimento). Ao posicionar as ações em quadrantes, você ganha clareza sobre o que deve ser priorizado, mantido no radar ou até descartado, otimizando o uso dos recursos da cooperativa.

Como usar ?

1. Liste as ações, ideias ou soluções que precisam ser analisadas — elas podem vir de um brainstorming, plano de ação ou backlog de melhorias.

2. Avalie cada item em dois critérios:

   • Impacto: Qual o benefício ou transformação essa ação trará para o processo, cooperado ou cliente?

   • Esforço: Qual o nível de investimento, tempo ou complexidade técnica necessário para executá-la?

3. Posicione os itens nos quadrantes da matriz:

   • 🟩 Alto Impacto / Baixo Esforço: Priorize! São os famosos quick wins — entregas rápidas com ótimos resultados.

   • 🟨 Baixo Impacto / Baixo Esforço: Considere executar, especialmente se não sobrecarregar a equipe.

   • 🟦 Alto Impacto / Alto Esforço: Planeje para o médio ou longo prazo. São importantes, mas exigem preparo.

   • 🟥 Baixo Impacto / Alto Esforço: Reavalie ou descarte. Provavelmente não compensam o investimento.

4. Revise periodicamente. O contexto muda — o que era de alto esforço pode se tornar viável com novas ferramentas ou parcerias.

Dica Extra

Use a Matriz Impacto x Esforço como parte de dinâmicas em equipe — ela estimula o pensamento crítico e o alinhamento de prioridades. Para tornar a avaliação mais justa, peça para diferentes áreas pontuarem os itens e busque um consenso. Dica bônus: use cores e post-its para tornar a atividade mais visual e dinâmica!

O que é ?

A Matriz de Eficiência é uma ferramenta visual que ajuda a analisar como as tarefas são executadas dentro da cooperativa, cruzando dois critérios: uso do tempo e frequência (repetição). Ao organizar as atividades nesse quadro, é possível identificar o que é realmente produtivo, o que pode ser automatizado, delegado ou eliminado — promovendo foco e ganho de eficiência.

Como usar ?

1. Liste as tarefas executadas por você ou por sua equipe. Inclua tanto atividades diárias quanto pontuais.

2. Classifique cada tarefa em dois eixos:

   • Uso de tempo: quanto tempo a tarefa consome (muito ou pouco).

   • Frequência de repetição: se a tarefa ocorre com alta ou baixa frequência.

3. Posicione as tarefas nos quadrantes:

   • 🟩 Faz muito e gasta pouco tempo: Mantenha e otimize! São tarefas produtivas e eficientes.

   • 🟨 Faz pouco e gasta pouco tempo: Monitore. Tarefas esporádicas que não exigem grandes ajustes.

   • 🟦 Gasta tempo e faz muito: Atenção! Podem ser importantes, mas precisam ser otimizadas.

   • 🟥 Gasta tempo e faz pouco: Repense. Avalie delegar, eliminar ou transformar essas tarefas.

4. Analise os resultados. Quais atividades estão tomando muito tempo e gerando pouco valor? Onde vale a pena automatizar ou revisar rotinas?

Dica Extra

Use essa matriz como um exercício de autodiagnóstico de produtividade. Você pode aplicá-la individualmente ou com sua equipe, especialmente em momentos de sobrecarga ou reorganização de rotinas. Combine-a com ferramentas de automação e gestão do tempo para multiplicar seus resultados!