Ágil e flexível, metodologia proporciona um ambiente receptivo a soluções inovadoras

Para ser efetiva, a gestão administrativa e estratégica precisa ser pautada por objetivos claros e bem definidos. Afinal, só é possível definir os melhores caminhos e tomar decisões assertivas quando há um destino evidente. A metodologia OKR foi desenvolvida justamente para apoiar essa jornada.

A sigla OKR quer dizer Objectives and Key Results - ou seja: objetivos e resultados-chave, em português. A ideia da metodologia OKR é estabelecer metas agressivas, mas realizáveis, de forma a guiar os trabalhos da cooperativa em prol de atingir esses objetivos.

Quando a cooperativa sabe aonde quer chegar e quais conquistas pretende alcançar, as escolhas de gestão são pautadas por esses objetivos. Com isso, todas as áreas da organização podem atuar de forma sistemática em prol de atingir esse ponto de chegada.

Origem do OKR

A metodologia OKR foi criada na década de 70 por Andrew Grove, então presidente da Intel. Inserido no dinâmico mercado de tecnologia, a empresa via a necessidade de se adaptar com rapidez e constância aos novos cenários impostos pelo ecossistema em que ela se encontrava.

Assim, a metodologia OKR surgiu como maneira de estabelecer resultados interconectados que, juntos, contribuem para alcançar os objetivos definidos no planejamento, com base no gerenciamento dos processos e execução de tarefas.

A ideia foi difundida a partir do livro High Output Management (Administração de Alta Performance, em português), escrito por Grove e publicado pela primeira vez em 1983.

Mas, afinal, como esse modelo funciona? Ele pode ajudar a sua cooperativa a ser mais inovadora? Neste artigo, iremos conhecer a estrutura da metodologia de gestão OKR, entender quais são os passos necessários para sua implementação e compreender como ele pode ser um aliado da inovação. Venha conosco e aproveite a leitura!

Impactos do OKR no planejamento

A metodologia OKR tem a capacidade de impulsionar e aprimorar os processos da cooperativa na busca por novas conquistas. Por isso, iremos destrinchar a metodologia, abordando benefícios, estruturas e etapas de implementação que a tornam uma importante aliada para a gestão.

Para começar, veja os principais impactos positivos proporcionados por sua adoção:

• Definição de prioridades: o estabelecimento de objetivos e resultados-chave evidenciam as prioridades da cooperativa. Já que é necessário definir metas específicas, o planejamento será mais focado, uma vez que há um norte definido para guiar as atividades daquele período. Com isso, as decisões têm algo concreto em que se basear.
• Agilidade: a metodologia OKR é executada em ciclos curtos e reuniões periódicas frequentes. Assim, os colaboradores e as equipes podem sugerir e aplicar ajustes constantes e ágeis diante das falhas identificadas.
• Alinhamento organizacional: o uso da metodologia OKR faz com que toda a cooperativa trabalhe em prol de um mesmo fim. Cada um faz sua parte, mas os esforços estão unidos. Isso deixa toda a operação alinhada, integrada e consistente.
• Feedbacks constantes: a aplicação do modelo OKR tem a premissa de estimular a comunicação na cooperativa. Essa dinâmica só é possível quando times e colaboradores têm a liberdade de apresentar seus pontos de vista sobre o projeto. Ao mesmo tempo, todos devem estar receptivos a feedbacks para melhorar a atuação.

Estrutura e implementação do OKR

A evolução da busca por esses objetivos é mensurada a partir dos resultados-chave. Eles serão os indicativos e métricas que irão demonstrar se as metas foram, ou não, alcançadas.

Veja quais são os seis elementos estruturais primordiais que constituem a metodologia OKR:

1. Objetivos

O primeiro passo é indicar quais são os objetivos que a cooperativa almeja alcançar. Eles devem ser concretos e orientados por ações. Afinal, sua finalidade é inspirar as atividades e servir como um norte para a definição do planejamento e a execução do gerenciamento para o sucesso almejado.

Esses objetivos devem ser mensuráveis. Ou seja, não podem ser subjetivas e abstratas. Elas devem ser de simples compreensão.

No mais, esses objetivos têm que ser construídos de forma a inspirar as equipes da cooperativa. Para isso, eles devem ser elaborados para que sejam absorvidos pelos colaboradores como conquistas. O engajamento é pedra fundamental para o sucesso da metodologia OKR.

2. Resultados-chave

A segunda etapa é estabelecer os resultados-chave, que representam processos que devem ser realizados para que o objetivo seja alcançado. Na prática, eles serão os indicadores de sucesso em relação à meta principal.

Eles devem ser específicos e mensuráveis, mas sem nunca deixarem de ser realistas e atingíveis. Cada objetivo contará com seus resultados-chave (idealmente, de dois a cinco).

3. Ciclos

A metodologia OKR opera em ciclos. Na maioria dos casos, esses ciclos duram por volta de três meses

Esse intervalo trimestral favorece a agilidade no cumprimento das metas e permite que avaliações periódicas sejam feitas. A partir delas, a cooperativa será capaz de identificar falhas e realizar ajustes de rota, caso as coisas não estejam avançando conforme o cronograma idealizado.

4. Níveis

Internamente, os OKRs devem ser classificados de maneira hierárquica e interdependente. Ou seja, apesar da classificação em camadas, os objetivos e resultados-chave serão diretamente relacionados e alinhados entre si.

Os três níveis hierárquicos para realizar o OKR são os seguintes:

1. Nível organizacional: são os OKRs que direcionam o foco estrutural da cooperativa. Irá representar a inspiração geral; o horizonte almejado.
2. Nível departamental: objetivos determinados e delegados para cada equipe. Definem o caminho das ações que cada time irá seguir visando contribuir para o cumprimento das metas organizacionais.
3. Nível individual: se refere ao papel e ao desempenho de cada um dos colaboradores para o cumprimento das metas de seu departamento.

Ou seja, é como se fosse uma cascata invertida. Os objetivos individuais contribuem para que os departamentos sejam atingidos. Quando as equipes entregam as metas almejadas, a cooperativa terá sucesso em seu objetivo principal.

5. Reuniões de check-in

São encontros curtos realizados com a finalidade de verificar o andamento dos OKRs.

As reuniões de check-in devem acontecer com frequência, para deixar os processos ágeis e dinâmicos. Idealmente, os encontros de nível organizacional acontecem todos os meses. Já as equipes precisam se reunir com maior frequência: semanal ou quinzenalmente.

É necessário tomar cuidado para que essas reuniões não desviem da finalidade. Elas devem manter o foco nos OKR.

6. Fórmula de metas

O investidor americano John Doerr refinou a metodologia OKR, criando uma fórmula para estabelecer a estrutura com maior assertividade.

A fórmula de Doerr consiste em definir um objetivo a partir da pergunta: o que eu quero ter realizado? Já os resultados-chave resultam do seguinte questionamento: como eu vou conseguir?

13 passos para a adoção do OKR

No nosso guia prático sobre metodologias ágeis, listamos quais são os treze passos mais importantes para implementar o OKR na sua cooperativa. Confira:

1. Comece pequeno: a implementação dessa metodologia deve ser feita aos poucos, passo a passo. Inicie pelas práticas mais simples, deixando as mais avançadas para quando sua equipe tiver domínio do modelo.
2. Consiga os primeiros resultados: um projeto piloto que conquiste uma vitória inicial ajuda a engajar o time e expandir a cultura OKR.
3. Explique motivos e métodos: deixe evidente às equipes os benefícios para adotar a metodologia e mostre a elas como a prática funciona.
4. Mantenha o foco: tem hora que ser multitarefa mais atrapalha do que ajuda. Por isso, é importante definir prioridades.
5. Escolha resultados mensuráveis: os key-results (resultados-chave) devem ser definidos por métricas alcançadas, e não por tarefas realizadas. As iniciativas têm que ser traduzidas em números e dados.
6. Defina os OKRs da cooperativa: a cooperativa deve trabalhar com dois tipos de metas: as anuais, mais gerais e englobando toda a instituição; e as trimestrais, detalhadas e delegadas a times específicos.
7. Reparta os OKRs: cada setor da cooperativa deve propor suas metas pensando em como ajudar a instituição a atingir os seus objetivos gerais.
8. Planeje os OKRs: reuniões de planejamento, com turmas multidisciplinares, ajudam a definir as metas com maior rapidez e assertividade.
9. Avalie os OKRs: defina formas de mensurar o progresso para atingir as metas.
10. Defina lideranças: ter um profissional dedicado ajuda na implementação da metodologia. Delegar um OKR Master contribui para manter as equipes bem treinadas.
11. Integre os OKRs ao cotidiano: para ser eficaz, a metodologia deve fazer parte da cultura da cooperativa e fazer parte do dia a dia das equipes. Não adianta definir uma meta e depois esquecê-la.
12. Tenha cautela com metas complicadas: metas muito complicadas de atingir devem, sim, ser integradas ao modelo, mas com cuidado. Não conseguir atingir os resultados almejados pode ser desanimador, afinal.
13. Não restrinja as avaliações: os desempenhos das equipes e dos colaboradores não devem ser avaliados somente com base nos resultados dos OKRs. Eles devem ser um fator a ser computado, mas não o único.

Quer saber mais? Preparamos um Guia Prático com 3 ferramentas para otimizar a gestão da sua coop. Confira neste link!

Exemplo de OKR

Para entendermos melhor como essa estrutura funciona, confira um exemplo hipotético simplificado de uma cooperativa que quer aumentar a força de sua marca na percepção dos clientes.

Um OKR de nível organizacional adequado seria:

Objetivo: melhorar a imagem da marca da cooperativa com os clientes na internet.

• Resultado-chave 1: aumentar as menções positivas dos produtos da cooperativa nas redes sociais em 50%.
• Resultado-chave 2: melhorar a avaliação dos produtos no e-commerce para um mínimo de 4,5/5.
• Resultado-chave 3: alcançar uma taxa de 90% de satisfação no atendimento online ao consumidor.

Nesse contexto, o OKR do departamento de atendimento ao cliente poderia ser:

Objetivo: proporcionar uma melhor experiência de atendimento ao cliente pela internet.

• Resultado-chave 1: aprimorar os chatbots para que eles sejam capazes de resolver sozinhos 60% dos problemas.
• Resultado-chave 2: reduzir pela metade o tempo de espera para o início do atendimento com um colaborador humano.

Por fim, o OKR individual do atendente seria:

Objetivo: prestar um atendimento satisfatório.

• Resultado-chave 1: identificar os problemas mais frequentes e oferecer soluções mais ágeis para lidar com esses casos.
• Resultado-chave 2: aumentar em 20% a taxa de clientes que deixam uma avaliação no pós-atendimento.

Erros que devem ser evitados no OKR

Como toda metodologia, o modelo OKR também está sujeito a falhas em sua implementação. Por isso, reunimos as principais delas, para que você possa evitá-las na sua cooperativa. Veja:

• Definir resultados impossíveis de alcançar ou de mensurar: os objetivos e resultados-chave e devem, sim, ser ambiciosos, mas sem abrir mão do realismo. Não é fácil atingir esse equilíbrio. Eventualmente, os colaboradores irão notar a impossibilidade de atingir certos objetivos - e isso gera desmotivação.
• Incluir tarefas no lugar dos resultados: os resultados-chave não podem ser meras listas de tarefas. Elas indicam o que é necessário alcançar, não são um passo a passo de como esse resultado será obtido.
• Elaborar resultados-chave em excesso: se a sua cooperativa exagerar na definição dos OKRs, o foco se perde. Dessa forma, as prioridades perdem sentido. Ao utilizar essa metodologia, tenha em mente o antigo ditado: menos é mais.
• Abandonar o acompanhamento dos OKRs: as reuniões de check-in mantêm o projeto vivo e as equipes engajadas. Não adianta estabelecer objetivos se, com o decorrer do tempo, eles serão deixados de lado.

Conclusão: OKR e inovação

A inovação anda lado a lado com a agilidade. Para que sua cooperativa possa inovar, é necessário que ela seja eficiente e consiga acompanhar o ritmo alucinante das mudanças no mercado. Assim, é preciso estar pronto para otimizar os processos e modernizar a gestão.

É aí que entra a importância da metodologia OKR. Por oferecer uma forma de gerenciar as metas com flexibilidade, esse modelo de gestão ágil favorece e incentiva o desenvolvimento de novas ideias sem deixar o planejamento de lado.

Com isso, a metodologia OKR atua para impulsionar soluções criativas, uma vez que os caminhos para atingir chegar aos objetivos e resultados-chave não são engessados.

Quer aproveitar essa integração entre essa metodologia e inovação na sua cooperativa? Então confira o curso de OKR que preparamos em parceria com a Descola. Nele, você vai descobrir como o conceito surgiu, quais as diferenças entre o OKR e as métricas tradicionais e como aplicá-lo no seu dia a dia para tomar decisões mais assertivas. Clique aqui e confira!