Contexto
Com mais de 5 mil associados e 2 mil funcionários, a Cotripal Agropecuária Cooperativa atua nas cidades da região noroeste do Rio Grande do Sul. A Cotripal possui uma ampla rede de negócios, divididos em três grandes segmentos: produção agrícola, produção pecuária e varejo.
Dentre seus objetivos estratégicos, a Cotripal almeja aumentar a fidelização de cooperados e clientes ao atender suas necessidades com eficiência e eficácia. A partir disso, a cooperativa criou um programa de desenvolvimento de melhorias incrementais para a usabilidade do cliente.
O projeto nasceu com o objetivo de aprimorar os sistemas da cooperativa por meio da inovação. A ideia é melhorar a interação entre clientes, cooperados e cooperativa. Para que esse relacionamento seja construído com confiança e satisfação, a Cotripal utilizou soluções tecnológicas avançadas.
Assim sendo, a cooperativa encoraja que todas as pessoas que interagem com seus sistemas (cooperados, clientes e colaboradores) compartilhem ideias de melhoria com o departamento de Inovação e Tecnologia. Apoiado por metodologias de Lean Inception, Discovery e Design Thinking, o setor desenvolve jornadas de usuários que visam otimizar cada processo da coop.
Desafios
Na jornada para implementar essas inovações, a Cotripal enfrentou uma série de desafios significativos. Diego Boelter, gerente de inovação da Cotripal, conta que o aspecto cultural foi um dos obstáculos mais relevantes para a transformação digital da cooperativa:
“A adoção de novas tecnologias e a mudança de processos estabelecidos exigiram um esforço considerável de conscientização e capacitação para que associados, clientes e colaboradores compreendessem e abraçassem as novas práticas digitais”, afirma.
Além disso, a implementação de tecnologias de ponta gera desafios técnicos consideráveis relacionados à integração dos sistemas, à automação dos processos, e, ainda, demanda a adoção de assinaturas eletrônicas de documentos. Tudo isso exige um alto grau de expertise técnica, assim como investimentos significativos em infraestrutura e desenvolvimento de software.
A segurança dos dados de associados e clientes sempre foi uma preocupação primordial em todas as etapas da implementação do projeto. Para isso, a Cotripal estabeleceu protocolos rigorosos de segurança digital e proteção de dados, de modo a preservar a integridade das informações.
“Superar esses desafios exigiu um esforço colaborativo contínuo, dedicação e um compromisso inabalável com a inovação responsável e segura. Ao enfrentar essas dificuldades, a Cotripal não só avançou na sua transformação digital mas também fortaleceu a confiança e a relação com seus associados e clientes, pavimentando o caminho para um futuro mais sustentável e tecnologicamente avançado”, conta Boelter.
Desenvolvimento
A Cotripal conduz o desenvolvimento de melhorias incrementais para usabilidade do cliente com apoio das metodologias ágeis, como Scrum e Kanban. Com isso, as ideias apresentadas e aprovadas são direcionadas para os times ágeis, que fazem o planejamento para a execução da iniciativa.
Por meio desse processo, a Cotripal realizou diversas melhorias incrementais de usabilidade para seus clientes e cooperados. O Portal do Cliente foi alvo de uma dessas melhorias, com o projeto Minha Cotripal, focado em reduzir barreiras de acesso dos clientes às suas informações financeiras. Dessa maneira, a cooperativa conseguiu facilitar a realização de transações e simplificar a gestão financeira dos seus clientes de forma prática, segura e eficiente.
Um outro projeto de sucesso foi a automação de cadastros, desenvolvido a partir da Lei nº 14.195/21, que permite o uso de livros e fichas digitais pelas cooperativas. A Cotripal, então, atualizou todo o seu processo de associação e cadastro para cooperados e clientes, digitalizando todas as etapas. Boelter explica:
“Ao digitalizar e otimizar esse processo, conseguimos reduzir erros, diminuir o tempo de processamento e a quantidade de papel usado, contribuindo significativamente para nossas práticas de sustentabilidade. Além disso, a eficiência e a segurança foram amplamente aumentadas com a implementação de assinaturas eletrônicas e a gestão digital de documentos”.
Os projetos de desenvolvimento de melhorias incrementais para usabilidade do cliente obtiveram benefícios fiscais da Lei do Bem, que estimula processos de pesquisa, desenvolvimento e inovação no Brasil. A Cotripal recebeu R$ 367 mil em incentivos fiscais relacionados à legislação no ano-base de 2022.
“A abordagem metodológica adotada pela Cotripal para superar os desafios e assegurar o sucesso de seus projetos de inovação gerou grande transparência e auto documentação de cada etapa no desenvolvimento destes projetos, o que permitiu que eles fossem facilmente alinhados com os incentivos à inovação previstos na Lei do Bem”, explica o gerente de inovação.
Nesse sentido, a estratégia de implementação dos projetos de desenvolvimento de melhorias incrementais para usabilidade do cliente se destacou dentro de quatro critérios:
• Planejamento estratégico e execução detalhada: a fase de planejamento conta com um cronograma de desenvolvimento detalhado. Cada projeto tem um escopo inicial delineado em histórias de usuário. Depois, ele é refinado e priorizado. A definição da arquitetura de informação, o guia visual, os casos de teste e critérios de aceitação foram essenciais para o sucesso.
• Monitoramento e controle rigorosos: a Cotripal implementou uma série de rotinas de monitoramento, como reuniões semanais e revisões de escopo, para discutir estratégias de curto prazo, avaliar o desenvolvimento do projeto e identificar melhorias, a fim de assegurar a qualidade contínua da iniciativa.
• Indicadores de desempenho precisos: a cooperativa mensurou o progresso e a eficácia dos projetos com indicadores-chave. Algumas métricas usadas foram o tempo de desenvolvimento até a aceitação final, a quantidade de atividades entregues por semana e a comparação entre atividades planejadas e finalizadas.
• Testes rigorosos e validação: os projetos passaram por testes unitários, de homologação e comparativos que asseguraram os altos padrões de qualidade às soluções desenvolvidas. O uso do framework Scrum e de ferramentas de gerenciamento de sprints reforçaram a eficiência e a transparência das iniciativas.
Esses elementos, somados à colaboração com startups e a abordagem híbrida facilitaram o enquadramento dos projetos de inovação da Cotripal dentro dos benefícios fiscais previstos pela Lei do Bem.
Resultados
Os novos processos introduzidos pela Cotripal resultaram em aumento na fidelização e na confiança dos clientes. Ao agilizar as transações, facilitar o acesso a informações financeiras e modernizar as plataformas de interação, a cooperativa transformou positivamente o relacionamento com sua comunidade.
A modernização também gerou resultados econômicos. Nessa seara, a digitalização e a automação de processos diminuiu o gasto com papel e otimizou o uso de recursos humanos e operacionais. Com isso, a cooperativa economizou recursos e os realocou para outras áreas de desenvolvimento e investimento.
“Esses resultados vão muito além dos benefícios fiscais, refletindo um impacto profundo na eficiência operacional, na sustentabilidade e, mais importante, na satisfação de todos os envolvidos com a Cotripal. Através dessas iniciativas, conseguimos fortalecer nosso relacionamento com associados, clientes e fornecedores”, avalia Boelter.
Próximas iniciativas
A Cotripal se compromete em manter, expandir e aprimorar suas iniciativas de inovação. Diante disso, a cooperativa tem planos focados no desenvolvimento de áreas-chave, visando consolidar o sucesso das iniciativas já em vigência, assim como explorar novas oportunidades inovadoras. Esses planos envolvem:
• Ampliação da digitalização: a cooperativa pretende expandir o escopo de seus projetos de digitalização, introduzindo novas ferramentas e tecnologias para aprimorar ainda mais a experiência dos associados, clientes e colaboradores. Soluções baseadas em inteligência artificial, inclusive, estão no radar.
• Sustentabilidade e responsabilidade ambiental: para fortalecer suas práticas de ESG, a Cotripal planeja implementar projetos focados em reduzir a pegada de carbono ao diminuir a geração de resíduos e otimizar o uso de recursos naturais.
• Capacitação e engajamento: reconhecendo a importância do capital humano na inovação, a Cotripal vai focar em programas de capacitação para seus colaboradores, associados e clientes. A ideia é que todos estejam equipados com o conhecimento e as habilidades necessárias no ambiente digital.
• Parcerias estratégicas: colaborações com startups de tecnologia e instituições acadêmicas visam fomentar um ecossistema de inovação capaz de apoiar o desenvolvimento de novas soluções. Além disso, novos projetos de pesquisa podem surgir a partir dessas parcerias.
• Melhoria contínua: a Cotripal almeja seguir aprimorando seus processos e sistemas ao revisar regularmente as iniciativas em andamento para identificar oportunidades de otimização. Com isso, a cooperativa quer se manter na vanguarda da tecnologia e da inovação.
“Ao olhar para o futuro, a Cotripal está animada com as possibilidades que esses planos trazem. Estamos dedicados a continuar nossa jornada de inovação, sempre com o objetivo de agregar valor para nossos associados, clientes, colaboradores e para a comunidade em que operamos, mantendo-nos fiéis aos nossos valores de cooperação e sustentabilidade, conclui Boelter.
