Passo a passo para uma governança eficiente de prestação de contas

Em projetos de inovação financiados por agências de fomento, a prestação de contas vai muito além de uma obrigação formal. Trata-se de um instrumento estratégico: garante transparência, fortalece a credibilidade da cooperativa e assegura a continuidade de investimentos. 

Mais do que um relatório entregue ao final, a prestação de contas exige atenção constante desde o início da execução. A diferença entre um processo burocrático e uma boa prática de gestão está em como a cooperativa organiza sua governança interna: fluxos claros, responsabilidades definidas e rotinas padronizadas. 

A seguir, um passo a passo prático para estruturar uma governança eficiente de prestação de contas. 

Etapa 1: Planejamento 

O planejamento começa antes do início do projeto. Ter clareza sobre quais documentos serão exigidos e como serão organizados evita retrabalhos, perdas e inconsistências. 

• Reúna previamente planos de trabalho, cronogramas, orçamentos, contratos, notas fiscais e cotações. 

• Organize por categoria de despesa (recursos humanos, materiais, serviços de terceiros, viagens, etc.) e de forma cronológica (conforme a previsão de demanda). 

• Nomeie um responsável interno pela gestão documental e estabeleça rotinas periódicas de atualização. 

Com esse cuidado, localizar informações no momento da prestação de contas se torna mais simples e rápido. 

Etapa 2: Relatórios de Execução 

A cada fase do projeto, registre as atividades, resultados e aprendizados. Esses relatórios técnicos parciais são a espinha dorsal da prestação de contas técnica. 

• Descreva as ações realizadas, resultados e desafios tecnológicos enfrentados. 

• Inclua evidências: fotos, atas, protótipos, relatórios de testes ou publicações. 

• Mantenha alinhamento com o plano de trabalho submetido à agência de fomento. 

Além de atender a uma exigência, essa prática mantém a equipe engajada e focada nos objetivos. 

Etapa 3: Comprovação Financeira 

A dimensão financeira exige rigor. Qualquer despesa fora do escopo aprovado ou a insuficiência de documentos de comprovação pode resultar em glosas, reduzindo o valor reconhecido pela agência de fomento. 

• Apresente despesas com comprovantes fiscais válidos, em conformidade com o orçamento aprovado. 

• Relacione cada gasto a uma atividade técnica correspondente. 

• Utilize ferramentas de controle (planilhas, ERP, softwares de gestão) para registrar todas as movimentações. 

Transparência e rastreabilidade são indispensáveis para dar segurança ao processo. 

Etapa 4: Análise de Resultados 

Encerrado o projeto, é hora de avaliar impactos e consolidar aprendizados. Essa etapa deve ir além do cumprimento formal: é oportunidade de qualificação institucional. 

• Compare resultados obtidos com os objetivos do plano inicial. 

• Destaque impactos positivos — produtividade, novos produtos, ganhos econômicos, ambientais, de competitividade ou geração de conhecimento. 

• Registre lições aprendidas e ajustes implementados, como base para futuros projetos. 

Assim, cada prestação de contas se converte em um ativo estratégico para a cooperativa. 

Conclusão 

Uma governança eficiente de prestação de contas exige disciplina, clareza e preparo contínuo. Mais do que atender à burocracia, a boa prestação de contas é um pilar de gestão estratégica. Ela fortalece a reputação da cooperativa, garante o uso adequado dos recursos e abre caminho para novos financiamentos que impulsionam projetos transformadores.