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Contexto

O sucesso nos negócios da Cooabriel, a Cooperativa Agrária dos Cafeicultores de São Gabriel, resultou em um notável crescimento. Há 59 anos no mercado, a coop é uma das líderes globais na produção de café conilon, padronizando e comercializando a produção de seus mais de 6 mil cooperados.

Diante dessa expansão, a Cooabriel enxergou a necessidade de modernizar e expandir a sua infraestrutura de tecnologia. Até então, a cooperativa utilizava somente o pacote Office 365, da Microsoft, para a instalação de aplicativos nas estações de trabalho em sua sede.

A decisão de realizar um processo de transformação digital foi impulsionada pela necessidade de adequar a cooperativa ao momento global e melhorar a produtividade. Dessa forma, a modernização da infraestrutura de tecnologia se tornou um ponto-chave no planejamento estratégico da Cooabriel.

Desafios

A cooperativa avaliou que a evolução de sua estrutura deveria passar, primordialmente, pela renovação dos serviços informatizados. As soluções que utilizavam até então não estavam sendo suficientes frente à demanda crescente.

Realizar um processo de transformação se apresentou como a melhor resposta para contornar esse cenário. A Cooabriel optou por realizar tal modernização com a adoção de tecnologias em nuvem, com o objetivo de se tornar a primeira cooperativa brasileira com operação 100% baseada em cloud computing,  tecnologia que permite o acesso remoto a softwares, arquivos e processamento de dados por meio da internet.

Desenvolvimento

O processo de transformação digital da Cooabriel teve início em fevereiro de 2021, após dois meses de preparação, com apoio da ProdutivIT, parceria oficial da Microsoft na região. A partir de então, uma gama de produtos da empresa passaram a ser usados pela cooperativa, graças à aquisição de duas novas licenças, mais completas que a contratada até então.

Assim, a Cooabriel passou a empregar softwares como o Microsoft Teams, usado em reuniões e videoconferências e como chat para comunicação interna; o gerenciador de conteúdo online Sharepoint; e o OneDrive, para armazenar dados na nuvem, dentre outros.

A execução do projeto se deu em etapas. Primeiramente, com um processo de preparação e documentação do ambiente para a primeira virada tecnológica. Em sequência, uma migração por departamento.

A jornada de transformação da cooperativa foi planejada com base em quatro pilares:

1. Identidade: a operação integralmente na nuvem requer cuidados com a identidade digital, para que os sistemas sejam acessados com segurança. Assim, os usuários devem ter responsabilidade no uso de suas senhas.
2. Engajamento: o sucesso dessa transformação passa por qualificar os usuários na plataforma, de forma a engajá-los nas novas possibilidades de colaboração. Isso foi feito por meio de treinamentos e atualização de equipamentos.
3. Suporte: a equipe de tecnologia da cooperativa acompanhou a adoção das novas tecnologias por meio do Teams.
4. Governança: com foco na privacidade, o atendimento aos cooperados não ficou somente mais ágil, mas também mais seguro, em relação às ferramentas de proteção de dados e transparência.

As mudanças foram bem recebidas pelos colaboradores, que aderiram com entusiasmo às novas ferramentas, que deixaram suas atividades mais ágeis e flexíveis.

Resultados

A adoção dos novos serviços baseados integralmente na nuvem culminou em um salto tecnológico dado pela cooperativa. Ao substituir estruturas físicas pelo armazenamento digital, a Cooabriel conseguiu aprimorar suas operações que estão integradas ao serviço de Nuvem da Microsoft, o Azure.

Após pouco mais de um ano do início de sua implementação, a iniciativa já vem mostrando resultados:

• Mobilidade: colaboradores e dirigentes passaram a ter flexibilidade em relação ao local de trabalho, mantendo um alto grau de segurança nos dados e confiabilidade na plataforma.
• Dinâmica operacional: com as novas ferramentas, as equipes passaram a ter mais integração, trabalhando de forma conjunta. Tornou-se possível, por exemplo, ter várias pessoas colaborando na elaboração de um mesmo documento, mesmo estando em lugares diferentes.
•  Aprimoramento operacional: ao tirar o foco da manutenção das estruturas físicas, materiais e internas, a cooperativa conseguiu otimizar seus processos. Não há mais a necessidade de ter os programas utilizados no trabalho instalados no computador. Os arquivos, agora, são compartilhados em uma plataforma online.

Próximas iniciativas

Já sentindo os impactos positivos da modernização em sua estrutura digital, a Cooabriel planeja dar seguimento à sua transformação digital.

Agora, a cooperativa trabalha para aprimorar seus mecanismos de colaboração, fazendo a integração do Teams com serviços de telefonia. Outro ponto de destaque nas próximas iniciativas está em melhorar a segurança.

Um novo sistema de gestão empresarial, o Dynamics 365, também está em processo de implementação, enriquecendo ainda mais o ecossistema em nuvem utilizado pela cooperativa.

O cloud computing está ficando mais sofisticado e seguro, constituindo um fator de destaque para os processos de transformação digital. E a sua coop, já utiliza alguma tecnologia de integração na nuvem?

Contato do responsável:

Bruno Luiz Silva Miranda, gerente corporativo de tecnologia e inovação

Luiz Carlos Bastianello, presidente - luiz.bastianello@cooabriel.coop.br 

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