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Contexto

Ao final de 2023, o Sicoob Costa do Descobrimento, cooperativa de crédito do Sul da Bahia, enfrentava um gargalo no processamento de dados para cadastro e análise de crédito de seus associados. A cooperativa vinha crescendo e, com isso, aumentava também o volume de dados e documentos trocados entre as agências - que estão na ponta do contato com o cliente - e a matriz - que processa os dados e realiza a análise de crédito.

Até então, essas trocas eram feitas com ajuda de ferramentas terceirizadas para envio de documentos e, em seguida, os dados recebidos eram inseridos manualmente em planilhas de excel. Porém, além do volume de trabalho crescente, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) passou a impor restrições a ferramentas externas que acessassem a base de dados dos cooperados, o que obrigava a cooperativa a buscar novas soluções.

Foi assim que surgiu a oportunidade de desenvolver uma ferramenta própria para centralizar o cadastro de propostas de crédito, organizar e acompanhar fluxos operacionais, gerenciar informações cadastrais e elaborar pareceres técnicos. A plataforma, batizada de Sistema de Centralizações e Serviços (SICS), foi criada internamente por um colaborador da própria equipe e permitiu automatizar etapas que antes levavam dias para serem concluídas.

Desafios

Segundo Luiz Fernando Angeli, analista de Tecnologia da Informação do Sicoob Costa do Descobrimento e responsável pelo desenvolvimento do SICS, a adequação à LGPD foi o pontapé inicial para o projeto. Ele explica que adaptar as ferramentas terceirizadas à nova lei seria um processo excessivamente complicado e burocrático, já que se trata do acesso a informações sensíveis dos associados.

O analista conta que ficou receoso inicialmente devido ao porte do projeto e à robustez necessária para rodar um sistema do tipo, mas aceitou o desafio. “Vejo que valeu a pena enfrentar os obstáculos e sair da zona de conforto. Hoje temos uma plataforma muito sólida e complexa”, afirma Angeli.

O sistema foi submetido a uma fase de testes em ambiente controlado, permitindo a validação de suas funcionalidades e a identificação de possíveis melhorias. Os resultados obtidos já nessa fase inicial demonstraram ganhos significativos em agilidade, organização e segurança nos processos.

Desenvolvimento

Antes da criação do SICS, as áreas de crédito e cadastro do Sicoob Costa do Descobrimento recebiam os documentos dos clientes por meio das ferramentas terceirizadas e alimentavam planilhas de excel com os dados, sinalizando quando havia pendências - por exemplo, se faltava uma comprovação de renda do cliente ou se era necessário enviar um documento mais legível.

No final de cada mês, a equipe fazia um levantamento de todas as pendências, filtrando os dados agência por agência, e disparava e-mails cobrando as informações faltantes. “Era um processo demorado e tínhamos que separar um funcionário só para isso”, conta Angeli. “Ou seja, uma pessoa que poderia estar fazendo análises de crédito era destacada para analisar essa planilha e enviar e-mails, o que normalmente levava de três a cinco dias”, complementa.

Com a abertura de mais agências, o processo começou a ficar insustentável. Já com o SICS, todos os dados e documentos são inseridos diretamente na plataforma e as pendências cadastrais são sinalizadas por meio de alertas disparados automaticamente. Isso significa que o fluxo de informações entre matriz e agências ficou mais simples, rápido, direto e automatizado.

“Gosto de dizer que esta ferramenta unifica a comunicação entre a matriz e os pontos de atendimento, porque todas as pessoas envolvidas no processo acessam uma mesma plataforma. O processo começa e termina ali, sem a necessidade de abrir muitas janelas e outros programas”, afirma Luiz Fernando Angeli.

Resultados

O primeiro resultado da implementação do SICS foi o aumento significativo da agilidade e eficiência nos processos de crédito e cadastro do Sicoob Costa do Descobrimento, além da maior integração entre as áreas envolvidas.

“Foi possível automatizar etapas que antes levavam dias para serem concluídas e que agora são realizadas em tempo real”, comemora Daniele Scopel, analista de crédito da cooperativa. “Essa transformação permitiu às equipes direcionarem seus esforços para atividades mais estratégicas”. Ela acrescenta que a unificação também proporcionou maior controle, rastreabilidade e agilidade no atendimento às demandas.

Em termos de segurança e conformidade, o SICS eliminou a necessidade de ferramentas externas que acessavam dados sensíveis dos cooperados, garantindo total alinhamento à LGPD.

Um terceiro efeito do sistema foi permitir melhorias e atualizações mais rápidas, já que toda a plataforma foi desenvolvida internamente e não depende de fornecedores externos. “Os colaboradores podem dar o feedback de sua experiência diretamente para nós e essas melhorias são acatadas em menos tempo, já que o desenvolvimento é nosso”, afirma Angeli.

Ele argumenta que os setores de crédito e cadastro passam por frequentes mudanças operacionais, seja para otimizar o fluxo de trabalho ou por conta de novas regulamentações, por isso ter um sistema desenvolvido dentro de casa traz muito mais flexibilidade.

Próximas iniciativas

Diante do sucesso, o Sicoob Costa do Descobrimento decidiu expandir a utilização do SICS para outras áreas dentro da cooperativa. “A proposta é ampliar o escopo do sistema, tornando-o ainda mais robusto e abrangente”, pontua Daniele Scopel.

O objetivo é encurtar trajetos operacionais, eliminar etapas redundantes e promover a unificação de processos em uma única plataforma. “Queremos não apenas aumentar a eficiência, mas também proporcionar uma experiência mais integrada, ágil e segura para todos os envolvidos”, acrescenta a analista. Além disso, o SICS também será ampliado para outras cooperativas singulares do Sicoob-BA, numa iniciativa de intercooperação.

Por fim, o Sicoob Costa do Descobrimento deve manter o aperfeiçoamento contínuo das automatizações já implementadas e incluir novas funcionalidades, com base no feedback dos usuários, garantindo que as soluções estejam sempre alinhadas às necessidades reais do dia a dia.