Metodologias e ferramentas para gestão da inovação

O desenvolvimento de iniciativas que gerem valor à organização precisa ser contínuo.

Aqui, no InovaCoop, já vimos que a inovação é fruto de processos consistentes e bem estruturados. Ou seja, para uma cooperativa colocar a inovação no seu rol de elementos estratégicos, não pode ficar refém de lampejos de umas poucas mentes criativas. O desenvolvimento de iniciativas que gerem valor à organização precisa ser contínuo.

Logo, é necessário que haja pessoas dedicadas a criar e disseminar a cultura de inovação por toda a cooperativa e também a gerenciar suas iniciativas para que estas não se percam. Já falamos aqui, também, sobre algumas ferramentas que auxiliam nos processos de inovação.

E, para criar, organizar e gerir os processos que levam ao desenvolvimento da cultura de inovação, quanto para potencializar a geração e maturação de ideias, há ferramentas e metodologias. Podemos, portanto, dividir a gestão da inovação em quatro momentos, não necessariamente sequenciais:

•     Entendimento do mercado e dos consumidores.
•     Identificação e criação de oportunidades.
•     Formatação e gerenciamento de projetos.
•     Implementação das ideias.

Esses temas já foram abordados no post sobre gestão da inovação. Agora, vamos falar como gerir os processos de inovação de forma ágil e eficaz. Ou seja, com processos que organizam e facilitam o andamento dos projetos. Vamos, então, ver as metodologias e ferramentas disponíveis para aplicar na sua cooperativa. Aproveite a leitura!

Metodologias de gestão da inovação

O modo de gerir a inovação influencia diretamente nos resultados obtidos. Portanto, veja as alternativas e escolha a que melhor se enquadrar no seu projeto.

Kanban

Uma das maneiras ágeis mais simples de controlar o fluxo dos projetos de inovação é com o Kanban, que permite a visualização de tarefas a serem realizadas, em andamento e concluídas. Outras etapas do processo também pode ser incluídas, como o exemplo abaixo:

Assim, o Kanban permite ao time ter noção da etapa em que o projeto se encontra e o que é preciso para que ele seja concluído. Pode ser físico ou digital. Diversas ferramentas on-line e gratuitas estão disponíveis para colocar o Kanban em prática na sua cooperativa. Dentre elas, o Trello e o Asana, como veremos adiante.

O Kanban é um sistema que visa:

•     Aumentar a eficiência da produção.
•     Otimizar seus sistemas de movimentação.
•     Otimizar sistema de produção.
•     Melhorar as realizações de tarefas.
•     Auxiliar na conclusão de demandas.

Scrum

Scrum é uma metodologia ágil desenvolvida por Jeff Sutherland que, para isso, buscou inspiração no processo de pousar um avião. De acordo com ele, que também é piloto, não há fórmula para colocar um avião no chão em segurança. O processo exige ajuste o tempo todo de acordo com as condições do momento.

Da mesma forma, acredita ele, deveria acontecer com um projeto de inovação. Afinal, em geral um projeto envolve muitas pessoas e uma grande quantidade de atividades e demandas que mudam o tempo todo.

Diferentemente de outros métodos, que focam em uma grande entrega ao final do projeto, o Scrum propõe a divisão do projeto em pequenos ciclos (chamados de sprints), com a validação das atividades por reuniões frequentes de alinhamento.

Glossário do Scrum

O Scrum é baseado em processos descritos pelos seguintes termos, que permitem entender seu funcionamento:

•     Sprints: são os ciclos de cada projeto, que podem ser semanais, quinzenais ou mensais. Na prática, são os períodos determinados para que as tarefas sejam realizadas.
•     Product Backlog: é o conjunto de objetivos do projeto. Assim, o Product Backlog reúne todas as funcionalidades a serem desenvolvidas ao longo do projeto.
•     Sprint Planning Meeting: reuniões periódicas realizadas no início de cada sprint para planejar e priorizar itens do Product Backlog a serem desenvolvidos.
•     Sprint Backlog: são as tarefas específicas a serem realizadas e desenvolvidas na sprint.
•     Daily Scrum: reunião diária de, no máximo, 15 minutos para acompanhamento do projeto para que a equipe fale sobre as atividades desenvolvidas, dissemine conhecimento entre si, identifique impedimentos e priorize o trabalho do dia.
•     Sprint Review Meeting: reunião que acontece ao final de cada sprint para apresentação do que foi realizado e dos resultados do ciclo.
•     Sprint Retrospective: reunião de fechamento das sprints com objetivo de analisar o que aconteceu e propor melhorias para a próxima.

Papéis dos profissionais no Scrum

Equipes de projetos baseadas na metodologia Scrum são compostas por três figuras:

•     Product Owner: o chamado PO é o ponto focal do projeto. É o responsável por definir e priorizar o que será feito. Também responde pela comunicação geral do projeto.
•     Scrum Master: é quem ajuda os envolvidos a seguir a metodologia Scrum ao longo do desenvolvimento do projeto.
•     Time Scrum: é o time que, de fato, operacionaliza o que foi projetado para fazer as coisas acontecerem.

Lean

Lean é a metodologia de gestão que se baseia em práticas que agregam valor à produção. Assim, o Lean busca eliminar todos os desperdícios ao longo do processo. Ou seja, todas as etapas que não agregam valor ao produto. Essa é a ideia que também está por trás do Lean Startup.

A metodologia Lean é baseada nas seguintes etapas:

•     Identificar e eliminar constantemente problemas que tornam os processos mais lentos.
•     Garantir clareza no fluxo de trabalho para eliminar ruídos na comunicação.
•     Indicar demandas e entregas prioritárias.
•     Fornecer suporte para que a equipe efetue entregas contínuas e de qualidade.
• Para aplicar a metodologia Lean numa cooperativa, é recomendável seguir três princípios, de acordo com artigo da Harvard Business Review:
•     Enxugue o modelo de negócios: isso pode ser feito com ajuda do Canvas do Modelo de Negócios, que permite visualizar todo o funcionamento do projeto.
•     Teste possibilidades: após concluir o preenchimento do Canvas, é recomendável testar o modelo com potenciais clientes para adequar o que foi decidido.
•     Desenvolvimento ágil: a metodologia ágil permite o ajuste fino da rota de desenvolvimento do projeto ao longo de todo o caminho.

Smart

A metodologia Smart se dedica à definição de metas. E leva este nome devido às palavras em inglês que compõem a sigla. São elas:

Exemplo de uma meta SMART: “aumentar as vendas do produto X em 5%, gerando um faturamento adicional de R$ 30 mil dentro de três meses”.

Ferramentas para a gestão da inovação

Uma série de soluções estão disponíveis para apoiar a aplicação das metodologias de gestão da inovação - confira algumas delas!

Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa que permite organizar o andamento de projetos. Uma de suas formas de uso é a adaptação do Kanban para o meio digital. Ao usar o Trello todos os integrantes de um time têm acesso em tempo real a todas as atividades que devem ser feitas, seus responsáveis e o respectivo andamento.

Dessa forma, o Trello permite uma visualização global do projeto. É acessível a partir de navegadores de internet ou do aplicativo para desktop, celulares e tablets.

A organização de um projeto se dá no chamado Quadro. Nele o Trello permite criar listas de informações. Nestas listas são criadas as tarefas específicas, chamadas de cartões. Estas, por sua vez, permitem atribuir responsabilidade pela execução, prazo e até categorizar o serviço.

Todos esses elementos – quadros, listas e cartões – podem ser personalizados de acordo com a necessidade de cada projeto. Em geral, as listas são divididas entre as tarefas a serem feitas, em andamento e concluídas. E esses cartões podem ser movidos de uma lista para outra, indicando o andamento do projeto. Acesse o site do Trello para saber mais.

Asana

O Asana é uma plataforma para organização e gerenciamento de equipes. Conta com recursos como listas e quadro de cartões que permitem controlar o andamento das tarefas. Além disso, o Asana conta também com um fórum de discussões, o que otimiza a troca de informações entre os integrantes da equipe.

Dentro do ambiente do Asana é possível criar times para cada um dos diferentes projetos em andamento. Da mesma maneira, o sistema permite atribuir responsabilidades, definir prazos e consultar o andamento de cada tarefa em tempo real.

O Asana gera, ainda, gráficos que permitem verificar o volume de trabalho de cada um dos integrantes da equipe, assim como a sua produtividade. É possível, ainda, criar conexões e automações entre o Asana e outras ferramentas, como o Google Drive, o Slack, o Teams, dentre outros. Conheça mais sobre o Asana.

Google Drive

Um bom ponto de partida para entender o Google Drive é imaginar o gerenciador de arquivos de um computador. Afinal, sua função básica é guardar arquivos de texto, planilhas, apresentações, fotos, vídeos, dentre outros.

Entretanto, o Google Drive vai muito além disso, pois o ambiente onde esses arquivos são armazenados é colaborativo. Isso significa que times inteiros podem acessar os arquivos ao mesmo tempo, inclusive com a possibilidade de editarem ao mesmo tempo, com controle de versões.

Dessa maneira, uma ferramenta como o Drive proporciona produtividade e integração no desenvolvimento de projetos variados. E que tal entender melhor sobre como o Google inova? Dê uma olhada em nosso e-book!

Slack

A proposta principal do Slack é substituir o e-mail e as mensagens de WhatsApp. Ou seja, dar adeus àquelas trocas intermináveis de mensagens com incontáveis versões de arquivos para serem editados e aprovados.

O Slack reúne a funcionalidade de fórum de discussões em formato de chat. Isso significa que cada frente do projeto pode ter uma conversa específica, o que aumenta a organização do projeto.

Além disso, o Slack conta com a possibilidade de conectar apps para edição de arquivos. Assim, o Slack cria um espaço de colaboração que permite o desenvolvimento de ideias e projetos. Saiba mais sobre o Slack no site oficial da ferramenta.

Para concluir: alie-se às metodologias e ferramentas para gestão da inovação!

Um processo de inovação é complexo, certamente. No entanto, existem muitas ferramentas e metodologias já amadurecidas que ajudam a descomplicar a gestão de projetos de inovação.

Por isso, para economizar tempo e pular etapas, vale a pena investir na compreensão aprofundada de como cada uma funciona, escolher a que melhor se aplica ao seu time e inovar!

E para saber como aplicar as metodologias ágeis na prática, confira o guia prático em que nos aprofundamos sobre as formas de usar Kanban, Scrum e OKR!