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Unimed Federação Rio: sucesso da AGO virtual

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2021
Sudeste
Saúde
Unimed Federação Rio
Experiência do usuário, Inovação de processo, T.I., transformação digital
Inovação de processo
Em decorrência da pandemia, Unimed envolveu diversas áreas para viabilizar uso de novas tecnologias e garantir segurança e acesso a votações a distância. Com 19 cooperativas federadas, totalizando 1,3 milhões de clientes, a Federação das Unimeds do Rio de Janeiro montou um grupo multidisciplinar para criar estratégia e viabilizar, em tempo bastante curto, a migração da Assembleia Geral para o ambiente virtual.

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CONTEXTO

Com quase três décadas de existência, a Federação tem como subsidiárias 19 Unimeds que atuam em território fluminense. Assim, o atendimento a 1,3 milhão de clientes ocorre nos 92 municípios do Estado do Rio de Janeiro.

A Federação, antes da implantação da inovação, enfrentava algumas dificuldades provocadas pelas incertezas políticas e econômicas que assolam o Brasil como um todo. A chegada da pandemia ao país obrigou a Unimed a se adaptar com a adoção do regime de teletrabalho.

Entretanto, antes da pandemia por Covid-19 a Unimed Federação Rio ainda não havia tido a oportunidade de considerar a possibilidade de realizar sua AGO (Assembleia Geral Ordinária) de forma virtual.

A motivação para a transição das reuniões para o ambiente virtual se deu em decorrência da necessidade de isolamento social causada pelo novo coronavírus. Com isso, a Federação buscou uma solução para viabilizar a assembleia.

DESAFIOS

Uma vez que, até 2020, todas as assembleias haviam sido realizadas de forma presencial, com votos secretos em papel, a transição para o novo modelo de AGO virtual exigiu dos dirigentes, conselheiros e gestores da cooperativa alta capacidade de adaptação.

Assim, a cooperativa enfrentou uma série de desafios para criar e consolidar o novo modelo. Dentre eles, a descoberta e adoção de ferramentas no mercado que reunissem as seguintes características: possibilidade de acesso remoto coletivo; garantia do registro de presença; anonimato nas votações a serem realizadas. Tão logo a ferramenta fosse selecionada e contratada, era necessário realizar o treinamento de todos em tempo bastante curto.

DESENVOLVIMENTO

Para adaptar toda a operação da cooperativa ao novo modelo, o gerente de mercado da Unimed, Herval Bezerra, conta que foi formado um grupo de trabalho para entendimento da nova legislação em vigor. Ou seja, a lei 14.030/2020 e a Instrução Normativa 81 do DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração).

Este grupo também tinha como função identificar e avaliar as ferramentas disponíveis no mercado para a realização de reuniões a distância com grande quantidade de pessoas.

Também coube ao grupo de trabalho definir um calendário de ações que contemplasse todos os passos necessários para a realização de uma assembleia nos novos moldes. Ou seja, desde a elaboração do edital de convocação até a sua efetiva realização e término dos trabalhos.

Para que as ações fossem bem sucedidas, foi necessário o envolvimento das áreas de assessoria jurídica, comunicação e marketing e tecnologia da informação (TI). Todo o trabalho foi realizado pela equipe da cooperativa, com consultoria de parceiros e intenso uso do guia “Como realizar assembleias digitais”, disponibilizado pelo Sistema OCB.

A Federação optou por usar as ferramentas Zoom - para registro de presença, visualização dos participantes e interação - e Curia - para as votações. Ambas apresentaram como principais benefícios a possibilidade de gravação do conteúdo, no caso do Zoom, e de garantia do anonimato, no caso do Curia.

A preparação envolveu, ainda, com alguns dias de antecedência em relação à data da assembleia oficial, a realização de uma assembleia teste com todos os atores envolvidos. Para tanto, foi solicitado a todos os participantes que informassem seus respectivos e-mails por meio dos quais foi enviado o link de acesso à plataforma em que seria realizada a assembleia teste. Juntamente com o link foi disponibilizado também um tutorial com toda a sequência da operação, desde o acesso ao sistema até a realização da votação.

Depois, no dia da assembleia, todos esses passos foram repetidos, com total sucesso, de acordo com Bezerra. Segundo ele, a adesão foi total das 19 cooperativas federadas.

RESULTADOS

O gerente de Mercado da Unimed acredita que os resultados foram muito positivos, comprovando a viabilidade de manter o formato de maneira permanente.

Um dos benefícios observados foi a dispensa dos deslocamentos dos conselheiros desde suas respectivas cidades até a sede da cooperativa, com significativa economia de tempo e de recursos.

PRÓXIMAS INICIATIVAS

Além da manutenção do formato para a AGO de 2021, um processo considerado irreversível pela gerência da Unimed, há a intenção de melhorar alguns processos para tornar a experiência ainda mais produtiva. Isso vai se dar por meio da incorporação de novas tecnologias e simplificação do processo, com incremento nos requisitos de segurança e confiabilidade.



Contato do responsável:


Herval Bezerra

gerente de mercado da Unimed Federação Rio

hervalbezerra@unimedrj.coop.br


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