CONTEXTO
O contexto das assembleias digitais não é tão recente e ganhou novos capítulos com a Medida Provisória (MP) 931/20 e com a Instrução Normativa (IN) nº 79 do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI). Agora, além de presenciais, as assembleias gerais ordinárias, extraordinárias ou especiais podem ser semipresenciais ou digitais.
Mesmo antes da regulamentação, a Coopersystem - cooperativa de trabalho formada por 245 cooperados que presta serviços especializados de Tecnologia da Informação (TI) - já planejava a realização de sua assembleia de forma virtual. Por isso, decidiu trabalhar na criação de uma plataforma para gerenciamento de assembleias digitais e também automatização de assembleias presenciais.
DESAFIOS
A Coopersystem afirma que, geralmente, os processos de votações e eleições das assembleias são muito morosos, tanto nas presenciais quanto nas semipresenciais ou digitais. Principalmente os itens de pauta exigidos por lei para as assembleias gerais ordinárias (AGOs) das cooperativas, e as eleições exigidas nos períodos definidos nos estatutos de cada cooperativa ou entidade.
Em geral, as cooperativas também têm dúvidas se as assembleias digitais afastam ou aproximam os cooperados. Porém, num contexto de pandemia e quarentena, a assembleia digital se tornou a principal solução para cumprimento da legislação e acelerou sua implementação nas cooperativas.
DESENVOLVIMENTO
A cooperativa desenvolveu, no início de 2020, seu próprio aplicativo para gerenciamento de assembleias digitais chamado Curia. A meta era utilizar o aplicativo em sua assembleia, marcada para o final de março. Com a pandemia da Covid-19, a iniciativa foi acelerada para ser disponibilizada para todas as cooperativas brasileiras.
Inicialmente, a cooperativa se preparou para atender apenas às exigências de acesso da própria Coopersystem, mas depois evoluiu para um produto mais genérico, com possibilidade de uso de qualquer cooperativa e/ou entidade.
No aplicativo as cooperativas podem registrar a presença do cooperado nas assembleias cadastradas, levar itens da pauta para votação (podendo inclusive incluir propostas em tempo real) e criar eleições de conselhos, tudo interagindo diretamente com cada cooperado, que possui acesso único e seguro para exercer seu papel de sócio.
O Curia foi desenvolvido para ser uma aplicação web responsiva, ou seja, que possa ser acessada pelos smartphones dos usuários nas assembleias presenciais, assim como pelos computadores de cada um na segurança e tranquilidade de suas casas.
Em resumo, o aplicativo contempla:
- Área Administrativa: permite gerenciar e configurar a assembleia, cadastrando previamente as pautas, propostas e eleições. Nela você pode consultar a lista dos presentes e apresentar os resultados das votações em tempo real.
- Área do Cooperado: permite que cooperado participe digitalmente e ativamente, registrando sua presença, votando nas propostas e elegendo seus candidatos. É aqui que é possível acompanhar o status de cada item da pauta da assembleia em tempo real.
Por enquanto, o acesso ao aplicativo Curia será gratuito e as cooperativas podem solicitá-lo por meio do formulário no site http://curia.coop. Em parceria com o Sistema OCB, a Coopersystem está realizando testes para aprimorar ainda mais a ferramenta.
RESULTADOS
Como a utilização do Curia na AGO da Coopersystem de 2020 foi considerada um sucesso, a cooperativa está focada em tornar a aplicação mais preparada para o mercado. Frederico Guerra, Coordenador de Inovação da Coopersystem, explica que o Curia já atende às exigências da IN DREI nº 79 e detalha a experiência de sua cooperativa.
“Realizamos nossa assembleia de forma digital e passamos por auditoria interna para garantir que todas as exigências da IN fossem cumpridas. Trabalhamos com duas plataformas: uma de vídeo para transmissão da assembleia; e o Curia para realizar as votações. Já a nossa ata foi redigida fisicamente durante a assembleia”, explicou Guerra durante live do Sistema OCB. As assinaturas dos cooperados foram coletadas por meio de uma ferramenta de assinatura digital e a ata já foi assinada e arquivada na Junta Comercial. Portanto, todo o processo foi finalizado com sucesso.
Como forma de auxílio para o cooperativismo nacional durante a pandemia, a Coopersystem disponibilizou o Curia gratuitamente para todas as cooperativas e entidades do cooperativismo até julho de 2020, período redefinido para realização das AGOs.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
A cooperativa entende que cada cooperativa possui suas particularidades e que é preciso ampliar as formas de acesso ao Curia, além de criar novas funcionalidades que facilitarão e melhorarão o uso da aplicação.
“Temos um grande roadmap pela frente para buscarmos melhorar sempre, mostrando que o cooperativismo pode e deve ser digital com qualidade e responsabilidade”, conclui Hugo Pimentel Felinto, Consultor de Relacionamento e Negócios da Coopersystem.
Roadmap, como o nome sugere, é uma espécie de mapa, uma ferramenta visual e descritiva que apontará como será o produto ou projeto a cada período de sua evolução. Funciona como uma “bússola gerencial” para alinhar todos os participantes do projeto.
