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Contexto

Historicamente, cada unidade da cooperativa agropecuária paranaense Frimesa realizava a aquisição de produtos químicos para lavanderia de forma descentralizada, selecionando fornecedores distintos e utilizando diferentes produtos. Essa prática resultava em altos custos operacionais, falta de padronização na qualidade dos uniformes e dificuldades na gestão dos estoques.

Com a ampliação das operações e a necessidade de otimizar a gestão dos insumos, a cooperativa percebeu que poderia consolidar a demanda e obter melhores condições comerciais ao estruturar um BID (Bidding Process). Dessa forma, além de buscar melhores preços, a Frimesa garantiria uniformidade nos processos de lavagem.

Outro ponto importante foi a necessidade de reforçar a comunicação entre as unidades e os fornecedores, garantindo que todos os requisitos técnicos fossem atendidos. Era preciso construir parcerias estratégicas e manter um trabalho contínuo com os fornecedores.

Desafios

A implementação do BID exigiu um planejamento minucioso para garantir sua viabilidade. Um dos principais desafios foi avaliar a qualidade dos produtos químicos e assegurar que as mudanças não comprometessem a higienização dos uniformes.

O resultado levaria meses, já que mudanças na qualidade dos uniformes só poderiam ser avaliadas a médio e longo prazo. Além disso, a cooperativa precisava entender e contornar os riscos da dependência de um único fornecedor ou da dificuldade da rastreabilidade entre múltiplos fornecedores.

Era preciso uma escolha estratégica que proporcionasse qualidade e um bom alinhamento com fornecedores para garantir que os insumos selecionados atendessem aos padrões estabelecidos e oferecessem vantagens logísticas e econômicas.

Desenvolvimento

Para viabilizar o projeto, a equipe iniciou um levantamento detalhado das necessidades de cada unidade, mapeando que o processo de lavagem industrial de cada equipe era praticamente o mesmo.

Esse estudo possibilitou a criação de um modelo estratégico de aquisição, garantindo melhores condições comerciais e maior controle sobre os insumos utilizados.

A estruturação do BID foi baseada na seleção de fornecedores que atendessem às exigências de qualidade e custos. Após um processo rigoroso de avaliação, a Frimesa optou por dividir a demanda entre diferentes fornecedores estratégicos, reduzindo os riscos de dependência e garantindo um fornecimento contínuo e confiável.

A implementação do BID envolveu também um trabalho de comunicação interna para que todas as unidades estivessem alinhadas com as novas diretrizes de compras.

Resultados

O novo modelo de aquisição resultou em um maior controle de qualidade e uma relação mais eficiente com os fornecedores e times, otimizando a operação como um todo.

O projeto gerou impactos positivos significativos, consolidando a estratégia de gestão de compras de produtos químicos para a Frimesa. Dentre os principais resultados alcançados, o modelo trouxe uma economia que superou R$ 650 mil em 12 meses.

Além disso, a padronização dos processos de lavagem em todas as unidades garantiu maior qualidade e eficiência operacional. O projeto trabalhou na criação de um escopo estratégico para futuras aquisições em todas as unidades da Frimesa, facilitando a tomada de decisões e otimizando as negociações com fornecedores.

Nesse processo, não apenas houve um fortalecimento das parcerias com os fornecedores, mas também uma melhora na comunicação interna e externa, garantindo transparência e maior integração entre todos os setores envolvidos no processo.

Próximas iniciativas

A Frimesa segue com acompanhamentos contínuos para avaliar o desempenho dos fornecedores e garantir a manutenção, sempre que necessário, da qualidade dos uniformes e dos produtos utilizados na higienização.

A experiência adquirida na formulação do projeto promoveu uma cultura organizacional focada na melhoria contínua das operações. O exemplo continua incentivando times na busca da Frimesa por inovações e eficiência.