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CONTEXTO

Com quase 40 anos de história, a Uniodonto Jundiaí é responsável por atender cerca de 3 milhões de usuários e pode ser considerada uma das maiores redes de atendimento odontológico do Brasil. Percebendo os efeitos negativos no processo de assinatura e impressão de guias para a autorização das consultas dos beneficiários, a cooperativa decidiu utilizar a inovação para transformar o cenário tradicional em que estava inserida. A utilização do papel neste processo trazia diversos impactos negativos, como a burocracia, a morosidade e o impacto ao meio ambiente.

“Os treinamentos desenvolvidos nas cooperativas sempre ajudam a identificar oportunidades de inovação. Muitas vezes, inclusive, essas inovações se tornaram casos de sucesso, como a da Uniodonto Jundiaí. Fruto de intercooperação, trouxe como principal preocupação o meio ambiente e a agilidade nos processos da cooperativa”, explica o professor Thiago Martins.

Para enfrentar esse desafio, a solução implementada foi a biometria facial. “Um sistema de reconhecimento facial que, sem a necessidade de coletas de assinatura e a utilização de papel, procede com a liberação do procedimento em tempo real, poupando tempo e reduzindo os custos do processo”, complementa o docente.

DESAFIOS

O processo para a liberação das guias dos beneficiários era burocrático, moroso e utilizava uma quantidade significativa de papel, tornando o processo pouco eficiente e com impacto negativo no meio ambiente.

Frente a essas características, os desafios eram:

• Tornar a liberação de guias dos beneficiários mais ágil e sem papel.
• Eliminar as guias de papel utilizadas nos processos de liberação de consultas.

DESENVOLVIMENTO

O desenvolvimento do projeto pode ser resumido em 5 etapas, que envolveram desde um planejamento para a implementação da inovação até a homologação e implementação do sistema na rotina dos cooperadores.

• Etapa 1: a ideia partiu da necessidade de maior controle sobre as pessoas atendidas, eliminação de burocracia, economia e preservação ambiental.
• Etapa 2: reuniões com colaboradores, cooperados e fornecedores de softwares que proporcionem a viabilidade da autorização e assinatura eletrônica através da Biometria Facial, de acordo com as normas da ANS.
• Etapa 3: elaboração e adequação através de um programa “beta”, exaustivamente testado e posteriormente aprovado pelos stakeholders.
• Etapa 4: homologação do processo, treinamento da equipe interna, treinamento dos cooperados e criação do manual do prestador.
• Etapa 5: implantação do processo de biometria facial na rotina dos cooperados.

RESULTADOS

De acordo com a cooperativa, dentro do programa de inovação há o incentivo pela participação de colaboradores em eventos com foco em inovação e pela busca de insights inovadores. A demanda de intercorrências e aparecimento de gargalos no dia a dia, levam os colaboradores a terem insights de alto potencial inovador. O reconhecimento pelos colaboradores, cooperados e mercado, é um estímulo relevante para a percepção de valor da inovação e para a geração de novas ideias na cooperativa.

De forma objetiva, ocorreram:

• ganhos de eficiência;
• redução de custos nos processos de liberação de guias dos beneficiários;
• mais agilidade no atendimento aos cooperados;
• mais segurança na operação;
• mais economia no processo;
• mais sustentabilidade ambiental com a não utilização de papel no processo;
• intercooperação com outras singulares.

PRÓXIMAS INICIATIVAS

• Reuniões setoriais para discussão de melhorias contínuas dentro dos processos operacionais e criação de inovações;
• Criação do grupo de inovação;
• Utilização de benchmark com o mercado de planos médicos e odontológicos;
• Apresentação das novas ideias para a diretoria e conselho de administração;
• Análise da viabilidade administrativa, econômico-financeira, legal, operacional, comportamental e política. Estudo das ameaças e oportunidades, verificando fatores internos e externos, tudo, através de técnicas interativas, dinâmicas e objetivas.

Contato do responsável:

José Clóvis Tomazzoni de Oliveira

clovis@uniodonto.coop.br

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