Com automação de documentos, Frimesa agiliza processos de exportação
2024
Sul
Agropecuário
Não
Frimesa
automação de processos, automação logística, certificado sanitário internacional, exportação agropecuária, metodologias ágeis, transformação digital
Inovação de processo
A equipe de Logística Internacional da Frimesa desenvolveu o projeto de Automação do Preenchimento de Certificado Sanitário Internacional (CSI) para otimizar o processo de exportação. Antes da implementação, o preenchimento manual dos certificados impactava a rapidez das exportações.
Contexto
A cooperativa agropecuária Frimesa atua no mercado internacional desde 1988. Atualmente, a Frimesa exporta para 34 países, totalizando um volume de aproximadamente 3.400 contêineres por ano. Diante disso, a cooperativa deve emitir os Certificados Sanitários Internacionais (CSIs) em suas vendas para outros países.
Desse modo, a cooperativa realizava a emissão do Certificado Sanitário Internacional (CSI) de forma manual no sistema SIGSIF. O documento deve trazer todas as informações pertinentes ao embarque como exportador, destinatário, pesos e outras informações importantes.
Por conter diversos dados, o documento feito manualmente era passível de erros, podendo gerar retrabalhos, penalidades e atrasos nas exportações. Além dos riscos, a necessidade de revisar manualmente os documentos consumia muitas horas da equipe de logística, reduzindo a produtividade e podendo atrasar outros processos.
A Frimesa buscava uma solução que eliminasse falhas, garantisse conformidade com o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA) e agilizasse a liberação das cargas nos destinos internacionais. Assim, a cooperativa apostou na implementação da automação como uma alternativa para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais.
Desafios
O alto índice de erros devido ao preenchimento manual tornava essencial garantir que a automação fosse precisa e confiável. Nesse contexto, o maior desafio era a compatibilidade do SIGSIF com ferramentas modernas.
Uma vez que o SIGSIF é um sistema antigo, o projeto de automação da Frimesa exigiu diversas adaptações e soluções alternativas para extrair e inserir dados automaticamente com sucesso.
A implementação também demandou treinamento e adaptação dos colaboradores, garantindo que todos compreendessem o funcionamento da automação. Isso promoveu o desenvolvimento profissional da equipe e deixou o ambiente de trabalho mais tecnológico e dinâmico.
Desenvolvimento
A equipe de Logística Internacional iniciou o projeto com um estudo detalhado do fluxo de trabalho, identificando os principais pontos de falha no preenchimento manual.
Em parceria com a equipe de Tecnologia da Informação (TI), a Frimesa desenvolveu um modelo de automação utilizando Power Automate, permitindo o autopreenchimento dos certificados com base em dados extraídos do Oracle e do Ecomex.
Ao mapear os campos necessários para o CSI, foi criado uma automação para conectar os sistemas internos ao SIGSIF e garantir a transferência precisa das informações.
Além da implementação técnica, a Frimesa realizou processos de capacitação dos colaboradores, a fim de explicar o funcionamento do novo processo e aumentar a eficiência operacional.
A automação também proporcionou que os colaboradores destinassem mais tempo para outras demandas, deixando a operação mais ágil e eficiente, de forma a reduzir significativamente o tempo gasto com o preenchimento manual.
Resultados
Os impactos da automação foram amplamente positivos, trazendo melhorias operacionais significativas. Entre os principais resultados alcançados estão:
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Redução de 80% no tempo gasto para emissão dos CSIs, permitindo uma maior rapidez nos processos de exportação.
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Diminuição de 80% dos erros no preenchimento, eliminando retrabalho e aumentando a conformidade com os requisitos do MAPA.
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Economia de R$ 75.000,00 ao ano com a redução de autos de infração nas CSIs.
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Melhoria na confiabilidade e eficiência do processo de exportação, garantindo que os documentos sejam gerados com maior precisão.
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Aumento da satisfação do cliente e redução no tempo de liberação das cargas, melhorando a competitividade da Frimesa no mercado internacional.
Próximas iniciativas
Diante dos resultados positivos, o projeto alinha a implementação da ferramenta Power Automate para benefício de tempo e financeiro, podendo expandir a automação para outros processos documentais da Logística Internacional.
O objetivo é integrar ainda mais os sistemas internos, reduzindo a necessidade de intervenções manuais e aumentando a eficiência operacional.
Contato
Marcelo Cerino, superintendente de Operações: mcerino@frimesa.com.br
Adeildo Dias, supervisor de Energias Renováveis: adeildo@frimesa.com.br
Assessoria de imprensa: Kauã Valério: kfvalerio@frimesa.com.br e Elis Alessandro: elis@frimesa.com.br
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