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Com automação de documentos, Frimesa agiliza processos de exportação
2024
Sul
Agropecuário
Frimesa
automação de processos, automação logística, certificado sanitário internacional, exportação agropecuária, metodologias ágeis, transformação digital
Inovação de processo
A equipe de Logística Internacional da Frimesa desenvolveu o projeto de Automação do Preenchimento de Certificado Sanitário Internacional (CSI) para otimizar o processo de exportação. Antes da implementação, o preenchimento manual dos certificados impactava a rapidez das exportações.
Contexto
A cooperativa agropecuária Frimesa atua no mercado internacional desde 1988. Atualmente, a Frimesa exporta para 34 países, totalizando um volume de aproximadamente 3.400 contêineres por ano. Diante disso, a cooperativa deve emitir os Certificados Sanitários Internacionais (CSIs) em suas vendas para outros países.
Desse modo, a cooperativa realizava a emissão do Certificado Sanitário Internacional (CSI) de forma manual no sistema SIGSIF. O documento deve trazer todas as informações pertinentes ao embarque como exportador, destinatário, pesos e outras informações importantes.
Por conter diversos dados, o documento feito manualmente era passível de erros, podendo gerar retrabalhos, penalidades e atrasos nas exportações. Além dos riscos, a necessidade de revisar manualmente os documentos consumia muitas horas da equipe de logística, reduzindo a produtividade e podendo atrasar outros processos.
A Frimesa buscava uma solução que eliminasse falhas, garantisse conformidade com o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA) e agilizasse a liberação das cargas nos destinos internacionais. Assim, a cooperativa apostou na implementação da automação como uma alternativa para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais.
Desafios
O alto índice de erros devido ao preenchimento manual tornava essencial garantir que a automação fosse precisa e confiável. Nesse contexto, o maior desafio era a compatibilidade do SIGSIF com ferramentas modernas.
Uma vez que o SIGSIF é um sistema antigo, o projeto de automação da Frimesa exigiu diversas adaptações e soluções alternativas para extrair e inserir dados automaticamente com sucesso.
A implementação também demandou treinamento e adaptação dos colaboradores, garantindo que todos compreendessem o funcionamento da automação. Isso promoveu o desenvolvimento profissional da equipe e deixou o ambiente de trabalho mais tecnológico e dinâmico.
Desenvolvimento
A equipe de Logística Internacional iniciou o projeto com um estudo detalhado do fluxo de trabalho, identificando os principais pontos de falha no preenchimento manual.
Em parceria com a equipe de Tecnologia da Informação (TI), a Frimesa desenvolveu um modelo de automação utilizando Power Automate, permitindo o autopreenchimento dos certificados com base em dados extraídos do Oracle e do Ecomex.
Ao mapear os campos necessários para o CSI, foi criado uma automação para conectar os sistemas internos ao SIGSIF e garantir a transferência precisa das informações.
Além da implementação técnica, a Frimesa realizou processos de capacitação dos colaboradores, a fim de explicar o funcionamento do novo processo e aumentar a eficiência operacional.
A automação também proporcionou que os colaboradores destinassem mais tempo para outras demandas, deixando a operação mais ágil e eficiente, de forma a reduzir significativamente o tempo gasto com o preenchimento manual.
Resultados
Os impactos da automação foram amplamente positivos, trazendo melhorias operacionais significativas. Entre os principais resultados alcançados estão:
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Redução de 80% no tempo gasto para emissão dos CSIs, permitindo uma maior rapidez nos processos de exportação.
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Diminuição de 80% dos erros no preenchimento, eliminando retrabalho e aumentando a conformidade com os requisitos do MAPA.
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Economia de R$ 75.000,00 ao ano com a redução de autos de infração nas CSIs.
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Melhoria na confiabilidade e eficiência do processo de exportação, garantindo que os documentos sejam gerados com maior precisão.
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Aumento da satisfação do cliente e redução no tempo de liberação das cargas, melhorando a competitividade da Frimesa no mercado internacional.
Próximas iniciativas
Diante dos resultados positivos, o projeto alinha a implementação da ferramenta Power Automate para benefício de tempo e financeiro, podendo expandir a automação para outros processos documentais da Logística Internacional.
O objetivo é integrar ainda mais os sistemas internos, reduzindo a necessidade de intervenções manuais e aumentando a eficiência operacional.
Contato
Marcelo Cerino, superintendente de Operações: mcerino@frimesa.com.br
Adeildo Dias, supervisor de Energias Renováveis: adeildo@frimesa.com.br
Assessoria de imprensa: Kauã Valério: kfvalerio@frimesa.com.br e Elis Alessandro: elis@frimesa.com.br
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