CONTEXTO
Na Unimed São Sebastião do Paraíso, a inclusão de beneficiários na operadora de saúde era feita por meio de um processo quase que totalmente manual. Como consequência, havia um consumo muito elevado de tempo por parte do colaborador responsável por esta tarefa.
Afinal, o colaborador precisava elaborar um extenso contrato, que era preenchido à mão. Além da demora, o processo vigente até então consumia uma quantidade elevada de papel, com respectivo custo e consumo de material para impressão dos documentos. Havia, ainda, a questão ambiental decorrente do consumo de papel e de tinta.
DESAFIOS
A cooperativa constatou a necessidade de desenvolver uma nova maneira de proceder com o cadastro de novos beneficiários, mas era preciso desenvolver e implantar uma ferramenta que fosse capaz de eliminar fluxos cruzados e retrabalhos.
Em paralelo, era necessário criar um novo processo para a realização dessa atividade. O desafio ficou a cargo da diretoria da área de TI (Tecnologia da Informação).
DESENVOLVIMENTO
O primeiro passo para a alteração do processo de cadastro de beneficiários foi a detecção do problema existente. Isso aconteceu a partir de conversas entre os diretores da cooperativa. O corpo executivo percebeu que muito tempo e recursos humanos e materiais eram consumidos em um processo que poderia ser automatizado.
O resultado esperado era o ganho de eficiência por meio da adoção de uma nova metodologia operacional, com mais produtividade, redução de custos, ganho de agilidade e ganhos expressivos na qualidade do serviço.
Após o diagnóstico do problema existente, começou o desenvolvimento da solução, por volta de fevereiro de 2020. Dessa maneira, a busca por um sistema capaz de otimizar o processo de cadastro de beneficiários, proporcionando economia e praticidade à cooperativa começou com uma sessão de benchmarking. Ou seja, com a observação dos modelos adotados por outras cooperativas para atividades similares. Foi a busca pelas práticas correntes de mercado que permitiu à Unimed chegar ao modelo adotado.
Um dos principais destaques do processo de prospecção e desenvolvimento foi a constante conversa com os demais setores da cooperativa envolvidos, assim como o empenho de toda a diretoria para a aquisição das ferramentas necessárias para o desenvolvimento do processo.
RESULTADOS
A cooperativa conseguiu reduzir em 90% o uso de papel e de impressoras para esse processo, reduziu em 50% o tempo demandado para a confecção do contrato para novos beneficiários e realocou o colaborador antes dedicado à tarefa em outra função, eliminando a necessidade de contratar uma nova pessoa.
O ganho de eficiência proporcionou um ganho potencial de 100% na capacidade de inclusão de novos beneficiários, o que significa, na prática, mais tempo de faturamento.
Além disso, é possível destacar o ganho de conhecimento sobre a operação da equipe de vendas, a redução de erros em dados inseridos no sistema, a valorização da marca decorrente da modernização de processos e o ganho de segurança no armazenamento e processamento de dados.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
A expectativa da cooperativa é de que o processo de inclusão de novos beneficiários seja constantemente aprimorado. A intenção é de que a otimização permita chegar a uma economia de 100% no uso de papel e de impressoras. Além disso, há expectativa de que seja possível reduzir ainda mais o tempo necessário para o processo de inclusão.
