CONTEXTO
Com quase três décadas de existência, a Federação tem como subsidiárias 19 Unimeds que atuam em território fluminense. Assim, o atendimento a 1,3 milhão de clientes ocorre nos 92 municípios do Estado do Rio de Janeiro.
A Federação, antes da implantação da inovação, enfrentava algumas dificuldades provocadas pelas incertezas políticas e econômicas que assolam o Brasil como um todo. A chegada da pandemia ao país obrigou a Unimed a se adaptar com a adoção do regime de teletrabalho.
Entretanto, antes da pandemia por Covid-19 a Unimed Federação Rio ainda não havia tido a oportunidade de considerar a possibilidade de realizar sua AGO (Assembleia Geral Ordinária) de forma virtual.
A motivação para a transição das reuniões para o ambiente virtual se deu em decorrência da necessidade de isolamento social causada pelo novo coronavírus. Com isso, a Federação buscou uma solução para viabilizar a assembleia.
DESAFIOS
Uma vez que, até 2020, todas as assembleias haviam sido realizadas de forma presencial, com votos secretos em papel, a transição para o novo modelo de AGO virtual exigiu dos dirigentes, conselheiros e gestores da cooperativa alta capacidade de adaptação.
Assim, a cooperativa enfrentou uma série de desafios para criar e consolidar o novo modelo. Dentre eles, a descoberta e adoção de ferramentas no mercado que reunissem as seguintes características: possibilidade de acesso remoto coletivo; garantia do registro de presença; anonimato nas votações a serem realizadas. Tão logo a ferramenta fosse selecionada e contratada, era necessário realizar o treinamento de todos em tempo bastante curto.
DESENVOLVIMENTO
Para adaptar toda a operação da cooperativa ao novo modelo, o gerente de mercado da Unimed, Herval Bezerra, conta que foi formado um grupo de trabalho para entendimento da nova legislação em vigor. Ou seja, a lei 14.030/2020 e a Instrução Normativa 81 do DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração).
Este grupo também tinha como função identificar e avaliar as ferramentas disponíveis no mercado para a realização de reuniões a distância com grande quantidade de pessoas.
Também coube ao grupo de trabalho definir um calendário de ações que contemplasse todos os passos necessários para a realização de uma assembleia nos novos moldes. Ou seja, desde a elaboração do edital de convocação até a sua efetiva realização e término dos trabalhos.
Para que as ações fossem bem sucedidas, foi necessário o envolvimento das áreas de assessoria jurídica, comunicação e marketing e tecnologia da informação (TI). Todo o trabalho foi realizado pela equipe da cooperativa, com consultoria de parceiros e intenso uso do guia “Como realizar assembleias digitais”, disponibilizado pelo Sistema OCB.
A Federação optou por usar as ferramentas Zoom - para registro de presença, visualização dos participantes e interação - e Curia - para as votações. Ambas apresentaram como principais benefícios a possibilidade de gravação do conteúdo, no caso do Zoom, e de garantia do anonimato, no caso do Curia.
A preparação envolveu, ainda, com alguns dias de antecedência em relação à data da assembleia oficial, a realização de uma assembleia teste com todos os atores envolvidos. Para tanto, foi solicitado a todos os participantes que informassem seus respectivos e-mails por meio dos quais foi enviado o link de acesso à plataforma em que seria realizada a assembleia teste. Juntamente com o link foi disponibilizado também um tutorial com toda a sequência da operação, desde o acesso ao sistema até a realização da votação.
Depois, no dia da assembleia, todos esses passos foram repetidos, com total sucesso, de acordo com Bezerra. Segundo ele, a adesão foi total das 19 cooperativas federadas.
RESULTADOS
O gerente de Mercado da Unimed acredita que os resultados foram muito positivos, comprovando a viabilidade de manter o formato de maneira permanente.
Um dos benefícios observados foi a dispensa dos deslocamentos dos conselheiros desde suas respectivas cidades até a sede da cooperativa, com significativa economia de tempo e de recursos.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
Além da manutenção do formato para a AGO de 2021, um processo considerado irreversível pela gerência da Unimed, há a intenção de melhorar alguns processos para tornar a experiência ainda mais produtiva. Isso vai se dar por meio da incorporação de novas tecnologias e simplificação do processo, com incremento nos requisitos de segurança e confiabilidade.
