Contexto
"Medir é o primeiro passo que leva ao controle e, eventualmente, à melhoria. Se você não pode medir algo, você não pode entendê-lo. Se você não pode entendê-lo, você não pode controlá-lo. Se você não pode controlá-lo, você não pode melhorá-lo."
Essa citação de H. James Harrington, autor americano especialista em gestão de processos e membro honorário da Academia Internacional da Qualidade, foi uma grande inspiração para a Unimed do Sudoeste dar vida a um projeto para mensurar indicadores de qualidade e produtividade.
Sediada em Vitória da Conquista, na Bahia, a Unimed do Sudoeste conta com mais de 160 médicos cooperados no sudoeste baiano. A filosofia proposta por Harrington e adotada pela cooperativa culminou com o desenvolvimento do projeto dashboard de gestão.
Desafios
O projeto que impulsionou a criação dos dashboards de gestão na Unimed do Sudoeste não nasceu pensando somente nas necessidades imediatas da Unimed do Sudoeste. Embora as dores específicas da cooperativa tenham orientado a definição dos indicadores, a iniciativa nasceu com o desafio de coletar dados para controlar processos e encontrar caminhos de melhoria.
Dessa forma, a necessidade de compreender e controlar os processos organizacionais culminou na implementação dos dashboards de gestão. A ideia não é pensar apenas em soluções de curto prazo para lidar com situações de momento, mas também criar uma cultura de avaliação e aprimoramento contínuo dentro da cooperativa.
Desenvolvimento
O dashboard de gestão da Unimed do Sudoeste é uma ferramenta estratégica que tem o objetivo de aprimorar a eficiência da cooperativa. Para isso, ele mensura indicadores de qualidade e produtividade de cada colaborador, assim como dados setoriais relevantes para as diferentes áreas do negócio.
A ideia por trás do projeto surgiu após um extenso processo interno de análise de rotinas. Com uma avaliação minuciosa dos fluxos de trabalho e da medição do tempo gasto nas atividades, a Unimed do Sudoeste obteve dados para alimentar os dashboards.
Todo o processo de desenvolvimento do dashboard foi conduzido internamente e com tranquilidade, demandando algumas adaptações de rotinas a fim de garantir a rastreabilidade das métricas a serem acompanhadas.
De início, os medidores de eficiência estão implementados na área de Regras e Parametrizações, devido ao papel central desse setor na configuração dos parâmetros usados pelas demais áreas da cooperativa.
Portanto, ao garantir o bom funcionamento da ferramenta no departamento de Regras e Parametrização, a Unimed do Sudoeste conseguiu beneficiar todos os outros setores indiretamente.
Os dashboards de gestão da Unimed do Sudoeste têm dois tipos de indicadores, que são:
• Medidores de qualidade: registram parâmetros capazes de identificar inconsistências nas parametrizações, de forma a permitir que os usuários responsáveis corrijam erros com base nos dados apresentados no dashboard, prevenindo problemas com impactos negativos.
• Medidores de produtividade: ainda em fase final de implementação, eles comparam as horas disponíveis de trabalho dos colaboradores com as rotinas executadas. Para inserir esse tipo de indicador, a Unimed do Sudoeste fez um trabalho prévio de medição do tempo gasto em cada rotina. Assim, a cooperativa obtém parâmetros para avaliar e aprimorar a produtividade das equipes.
Diante disso, o dashboard de gestão ajuda a área de Regras e Parametrizações da Unimed do Sudoeste a tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados. Por exemplo: a gestão da movimentação de pessoal (que inclui contratações, desligamentos e transferências internas entre setores) fica mais transparente e eficiente quando se analisa os indicadores de eficiência dos setores.
Resultados
Os indicadores fornecidos pelo dashboard facilitam significativamente a comunicação da Unimed do Sudoeste com seus colaboradores, já que eles oferecem dados concretos que embasam os feedbacks positivos e as orientações de melhoria.
A Unimed do Sudoeste também notou que desde a implementação do dashboard de gestão os colaboradores começaram a demonstrar uma motivação maior para apresentar bons resultados ao final de cada ciclo. A cooperativa atribui essa mudança à transparência e à visibilidade sobre o desempenho de cada funcionário que a ferramenta proporciona.
Para os gestores, o dashboard aumentou o detalhamento dos dados sobre suas áreas, o que gera ganhos notáveis de produtividade. A transparência proporcionada pelos dados do painel permite uma compreensão mais profunda das capacidades individuais de cada colaborador e da eficiência máxima que eles podem alcançar em suas atividades.
Próximos passos
No momento, a iniciativa de implementação de dashboards na área de Regras e Parametrizações está progredindo bem. Na sequência, o objetivo é que a ferramenta fique disponível para os outros setores da cooperativa.
Para isso, a Unimed do Sudoeste trabalha a implementação de melhorias com base em feedbacks recebidos e a exploração de novas oportunidades para aumentar a eficácia do painel.
