CONTEXTO
A Sicredi Pioneira lidava com alguns problemas no processo de adaptação de novos funcionários. Para ficarem familiarizados com os procedimentos e orientações técnicas, era necessário ler uma grande quantidade de documentos, que nem sempre estavam atualizados. Com isso, havia muitas informações desencontradas e perda de tempo até que as dúvidas fossem sanadas. Consequentemente, havia perda de oportunidades comerciais, pois algumas informações precisam ser repassadas com agilidade aos clientes.
Essa dor era muito evidente na Sicredi Pioneira, o que levou o corpo de gerentes e diretores a começar a pensar em formas de endereçá-la. Dessa necessidade nasceu a ideia de criar uma plataforma que, de maneira simultânea, centralizasse a informação, garantisse sua atualização e o pleno acesso por parte dos cooperados a qualquer momento.
Foi assim que nasceu o Goog, a base tecnológica de conhecimento da Sicredi Pioneira. Com nome e visual inspirados no Google, a plataforma propõe uso de forma totalmente intuitiva.
DESAFIOS
O principal desafio que motivou a criação do Goog tem relação direta com a capacidade de a Sicredi Pioneira fazer a gestão da comunicação e do conhecimento internos. Como organização, a cooperativa conta com um grande volume de informações sobre gestão, cultura, operação, além de materiais técnicos. Estes, por sua vez, bastante densos e complexos devido à natureza da atividade da cooperativa, o crédito. Há uma grande quantidade de legislações que precisam ser dominadas pelos colaboradores no dia a dia da operação.
Assim, o grande desafio era desenvolver uma solução que proporcionasse fácil acesso e possibilitasse a atualização constante das informações. Além disso, era muito importante que a solução desenvolvida fosse de simples assimilação por parte dos colaboradores para que não houvesse nem a necessidade de treinamento e, principalmente, para evitar resistências à adoção devido a dificuldades operacionais.
DESENVOLVIMENTO
A motivação por trás do desenvolvimento do Goog era a simplificação do acesso às informações necessárias à operação da cooperativa. Por isso, o movimento mais importante se deu no desenvolvimento do conceito por trás da solução. E, para isso, o Google serviu de inspiração.
Amplamente conhecido pela maior parte das pessoas e de uso intuitivo, o Google tem o design adequado para uma base de conhecimento. Logo, a identificação foi imediata. Tanto é que até mesmo o nome da solução da Sicredi Pioneira é inspirado no buscador.
Além disso, o Goog incorpora também a função de agregador de notícias para o público interno da Sicredi Pioneira. Ou seja, é a ferramenta utilizada para divulgar informações de interesse dos colaboradores, como comunicados, vagas internas ou mesmo aniversários. Nesse sentido, a inspiração foi o feed das redes sociais mais difundidas, como o Facebook e o Instagram.
Uma vez que o conceito estava consolidado, chegou a hora de executar. Ou seja, desenvolver a tecnologia e a base de conhecimento. Para tanto, a Sicredi Pioneira contou com duas consultorias, uma de tecnologia e outra de comunicação.
Era imprescindível que ambas as frentes se desenvolvessem em sincronia, pois o desenvolvimento do software que permite o acesso à informação prescinde de uma curadoria de conteúdo cuidadosa. Essa etapa incluiu diversas entrevistas com os colaboradores para definir quais as informações mais importantes para constar da base.
RESULTADOS
Como resultados observados após a implementação do Goog a Sicredi Pioneira resolveu completamente a questão do acesso à informação. Tanto que a plataforma foi lançada com cerca de mil artigos disponíveis. Cerca de dois anos depois já eram oito mil, pois a plataforma conta com uma funcionalidade colaborativa, por meio da qual é possível aos colaboradores subirem novos conteúdos de interesse.
Um dos indicadores mais importantes é o acesso de 100% dos colaboradores em menos de seis meses depois da implantação.
E a própria plataforma se encarrega de otimizar a organização e a disponibilização do conteúdo por meio de um algoritmo que atribui pesos e prioridades aos conteúdos conforme o volume de buscas e acessos.
Outro resultado positivo observado foi a procura por parte de outras cooperativas interessadas em utilizar a mesma tecnologia. Assim, a Sicredi Pioneira licenciou a tecnologia para outras cooperativas por meio da empresa parceira no desenvolvimento do sistema.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
O Goog continua em desenvolvimento. Atualmente, parte do trabalho de curadoria ainda depende da atuação de um colaborador da cooperativa. No entanto, com o natural aumento do volume de informações disponíveis, a plataforma terá que passar a ser auto gerenciável. Assim, o algoritmo de priorização será ainda mais otimizado.
Outra frente de desenvolvimento diz respeito à ampliação do licenciamento da solução para mais cooperativas, em uma iniciativa de intercooperação bastante consistente.
