CONTEXTO
A Expocaccer - Cooperativa dos Cafeicultores do Cerrado comercializa anualmente cerca de 1 milhão de sacas de café para mais de 30 países. Atualmente com cerca de 650 associados, a cooperativa busca oferecer aos seus cooperados o assessoramento para as melhores práticas pós-colheita, como secagem e preparo do café, cuidando da sustentabilidade econômica, social e ambiental.
Portanto, oferecer a melhor experiência para os cooperados é uma das premissas da Expocaccer. E foi justamente esse desafio que a cooperativa enfrentou em 2020 quando teve que adiar a sua Assembleia Geral Ordinária (AGO) devido ao isolamento social ocasionado pela Covid-19.
Uma medida provisória permitiu a prorrogação das AGOs em 2020, mas o desafio era como realizar a assembleia garantindo a participação e, sobretudo, uma boa experiência ao cooperado. Na Expocaccer, assim como em muitas cooperativas brasileiras, as assembleias também são ocasiões para estreitar o relacionamento com os associados.
“Foi um momento de muitas dúvidas e incertezas. Por isso, pedimos apoio da Ocemg (Organização das Cooperativas do Estado de Minas Gerais), que nos indicou o Curia”, lembra Sabrina Caixeta, secretária executiva da Expocaccer. A solução, portanto, foi a realização de uma AGO semipresencial.
DESAFIOS
A principal preocupação da cooperativa era com a tecnologia, pois até então a equipe de TI da Expocaccer não participava ativamente das assembleias. Dessa forma, era preciso envolver a TI e entender qual seria a melhor solução para realizar a assembleia virtual.
Além da tecnologia, era preciso contratar equipes de som e filmagem para realizar a transmissão com qualidade. Afinal, o desafio era entregar uma experiência positiva não só para quem estava no local, mas também para quem acompanhava virtualmente.
DESENVOLVIMENTO
Ao decidir realizar a AGO 2020 de forma semipresencial, foi necessário montar uma equipe multidisciplinar, liderada pela Sabrina, que contou com um profissional de TI e duas colaboradoras das áreas de comunicação e marketing. Devido ao formato escolhido, a equipe precisou fazer dois planejamentos: a cerimônia presencial com todos os cuidados necessários contra a Covid-19 e a transmissão online.
“Estou na cooperativa há 8 anos e sempre organizei a assembleia presencial, mas virtual foi a primeira vez. Era tudo muito novo para todos, inclusive para os nossos cooperados”, conta Sabrina.
Por isso, para evitar qualquer tipo de problema, a equipe realizou no dia anterior um treinamento ao vivo para simular a assembleia, considerando todos os atos protocolares. Parte da equipe simulou a experiência dos cooperados e não houve registro de problemas.
Para isso acontecer, foi fundamental o envolvimento da equipe de TI e também da Coopersystem, criadora do Curia, aplicativo para gerenciamento de assembleias virtuais utilizado pela Expocaccer. No Curia, as cooperativas e entidades podem registrar a presença do cooperado nas assembleias cadastradas, levar itens da pauta para votação e criar eleições de conselhos, tudo interagindo diretamente com cada cooperado, que possui acesso único e seguro para exercer seu papel de sócio.
RESULTADOS
Geralmente, a Expocaccer recebe cerca de 120 cooperados em suas assembleias presenciais. Desta vez, houve a presença de 76 pessoas, sendo metade presencialmente e o restante de modo virtual. Considerando o momento do país à época, em junho de 2020 quando houve a AGO, a cooperativa considera o resultado bastante positivo, mesmo abaixo dos demais anos.
Devido à pandemia, o ponto negativo em 2020 foi que, diferentemente dos anos anteriores, os participantes que optaram por participar presencialmente não contaram os tradicionais coquetel e jantar, que são servidos todo ano ao final da assembleia. Em geral, os cooperados fazem questão desse momento de interação e socialização. Por isso, passada a pandemia, as assembleias voltarão com a confraternização ao final do encontro.
Do ponto de vista da execução, alguns cooperados, em especial aqueles menos adeptos à tecnologia, tiveram certa dificuldade e dúvidas durante a AGO, mas a equipe da cooperativa estava preparada para atender. Nesse aspecto, o treinamento realizado no dia anterior foi de suma importância. “A maior dor de cabeça era saber se daria certo ou não, mas tivemos total apoio do fornecedor do Curia e isso fez toda a diferença para quem era ‘marinheiro de primeira viagem’ como nós”, comemora a secretária executiva da cooperativa.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
Como a edição 2020 foi um sucesso, a cooperativa decidiu repetir o mesmo modelo em 2021. Dessa vez, porém, a expectativa é receber mais pessoas no formato online e menos no presencial, uma vez que ainda estamos em meio a uma pandemia.
Além disso, tudo indica que, mesmo ao final da pandemia, a Expocaccer continue adotando esse modelo, pois entende que é uma forma de ampliar a participação de cooperados que residem em outras cidades e também de cooperados mais jovens, mais propensos às experiências digitais.
