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Radar da inovação

Digitalização de processos na Unimed Maringá

Serviços como emissão de boletos, assinatura de contratos e liberação de guias e exames são disponibilizados em app


21/09/2020
Nome da Cooperativa:Unimed Maringá
Ramo:Saúde
Região:Sul
Palavras-chave:transformação digital, Experiência do usuário
Resumo:

RESUMO

Unimed Regional Maringá coloca em prática pilares do seu programa de inovação e melhora a experiência de seus clientes no digital. Processos administrativos como emissão de boleto e faturas, assinatura de contratos e liberação de guias e exames foram digitalizados, garantindo mais agilidade e eficiência operacional.

CONTEXTO

Para estruturar e dar mais eficiência às suas ações de inovação, a Unimed Regional Maringá criou o UP! - Unimed Programa de Inovação. Dois dos pilares deste programa são: experiência do usuário e processos digitais.

Tais pilares foram criados para repensar e melhorar a experiência de cooperados e clientes em meio à transformação digital. Por exemplo, eram inúmeras as reclamações de clientes por não receberem seus boletos físicos com antecedência para o pagamento e a alta quantidade de solicitações de segunda via - problemas que poderiam ser resolvidos com a digitalização.

Também havia a urgência por um novo modelo de contrato, um contrato digital, que permitisse maior segurança das informações. Mais recentemente, devido à pandemia de Covid-19, a cooperativa também viu a necessidade de liberação de guias de exames e procedimentos via aplicativo Unimed Cliente PR (utilizado por todas as cooperativas Unimed do Estado do Paraná).

DESAFIOS

A cooperativa precisava entender quais demandas de digitalização eram mais urgentes e, principalmente, como se daria a transformação dos processos para o digital. Foram, então, identificados três necessidades:

  • Adotar uma fatura digital - a cooperativa identificou que todo o processo de boletos físicos (transporte via correios, custos com impressão, falta de garantia de que o beneficiário receberia a fatura no tempo adequado e a alta demanda no call center da cooperativa com solicitações de segunda via de boletos) transformava a experiência do cliente dolorosa e impactava muito as demandas administrativas.
  • Desenvolver um contrato digital - o contrato em papel demandava a presença de seus beneficiários para assinaturas e grandes espaços físicos para o arquivamento de suas documentações gerando um alto custo em seus processos, sem percepção de valor por nossos clientes.
  • Liberação de guias via app - o processo de liberação de guias para exames e procedimentos era burocrático e desgastante para os beneficiários, que precisavam se deslocar até a sede da cooperativa, enfrentando fila para realizar a liberação de sua guia.

DESENVOLVIMENTO

Um dos projetos de digitalização ganhou o nome de Fatura Digital e teve início em setembro de 2018, demandando ajustes do aplicativo, criação de layouts, testes e validações jurídicas e financeiras. Só depois dessas etapas que houve a divulgação aos beneficiários pelos canais oficiais da cooperativa.

Atualmente, o cliente que optar por mudar o recebimento de sua fatura para o modelo digital, precisa apenas baixar o aplicativo Unimed Cliente PR, fazer seu login, acessar a opção conta online, escolher a opção “formas de envio” e definir o e-mail que deseja receber sua fatura, confirmando os termos e aceites.

O segundo projeto foi chamado de Contrato Digital e desenvolvido em agosto de 2019. Buscava-se reduzir o uso excessivo de papel no processo de contratualização de planos, deslocamentos, extravio de documentos, custos com impressão, divergências de assinaturas, alto custo com armazenamento, além de exigir a presença física do cliente no ato da assinatura.

Na contratação do plano o cliente não precisa mais se deslocar até a sede apenas para ler e assinar seu contrato. Agora pode tê-lo e assiná-lo em seu dispositivo móvel, com a mesma validade jurídica. O desenvolvimento deste projeto envolveu no total 8 áreas da cooperativa e foi dividido em 8 etapas, que iam da escolha da melhor ferramenta para digitalização a adequações e integrações, aquisições de equipamentos, entre outros.

A terceira iniciativa, decorrente da pandemia de Covid-19, consistiu na liberação de guias e exames pelo aplicativo Unimed Cliente PR, deixando o processo de exames e procedimentos mais fluido. Também foi realizada uma forte divulgação sobre a mudança, para evitar que os beneficiários ficassem expostos à Covid-19.

RESULTADOS

No projeto da Fatura Digital, a Unimed Regional Maringá verificou uma adesão gradativa dos clientes e uma redução nas solicitações de segunda, além do menor consumo de papel para emissão dos boletos. Desta forma, além de garantir maior satisfação dos clientes, a cooperativa também converte essa melhoria de processo em responsabilidade social, impactando a comunidade onde a Unimed Regional Maringá está inserida.

No segundo projeto, do Contrato Digital, foram verificados: aumento da produtividade dos consultores de vendas, otimização de tempo da equipe comercial, maior transparência ao cliente pela disponibilidade do contrato, responsabilidade social e ambiental ao reduzir o consumo de papel, água e emissões. Os resultados quantitativos estão em fase de mensuração.

A liberação das guias via aplicativo evitou o deslocamento do cliente até Central de Relacionamento com o Cliente, reduziu custos com impressão, otimizou o trabalho da área de atendimento fornecendo mais tempo para a tratativa de questões que geram mais valor ao beneficiário da Unimed Regional Maringá.

Em geral, as três iniciativas reforçam os pilares estabelecidos no UP! – Unimed Programa de Inovação e garantem uma melhor experiência digital dos usuários, que era o principal objetivo das inovações.

PRÓXIMAS INICIATIVAS

As iniciativas seguem ativas e objetivo é atingir cada vez mais beneficiários, fomentando ainda mais a digitalização dos processos da Unimed Regional Maringá e ampliando o uso do aplicativo.

Contato do responsável:

João Vítor Ribeiro de Almeida

Agente de Inovação da Unimed Regional Maringá

joao.almeida@unimedmaringa.com.br

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em parceria com

Coonecta