CONTEXTO
A Cooperativa de Crédito Cogem foi constituída em 1974 e está sediada em São Bernardo do Campo, no estado de São Paulo. A cooperativa atua no modelo capital e empréstimo e conta com 11.600 cooperados, que são funcionários das empresas conveniadas à Cogem. Dessa forma, a representação da cooperativa se dá por meio de delegados, que representam tais empresas conveniadas.
Os delegados são associados eleitos com o objetivo de representar todo o quadro social da cooperativa nas deliberações assembleares. Atualmente, a Cogem conta com 24 grupos seccionais, sendo que em cada grupo há um delegado efetivo e um delegado suplente, distribuídos proporcionalmente pelas regiões da área de ação e empresas conveniadas à Cogem, com mandato de 4 anos.
Historicamente, a Cogem sempre realizava suas assembleias dentro de uma empresa conveniada na região de Sorocaba (SP), onde se concentra a maior parte dos seus delegados e cooperados. Mas, devido à baixa adesão, a cooperativa resolveu fazer da assembleia um evento maior.
Então, desde 2014, a cooperativa passou a reservar hoteis ou resorts para receber seus delegados e associados, a fim de proporcionar uma experiência positiva e engajá-los. Além da assembleia, o evento contava com palestras e momentos de interação, como almoços e jantares. A ação melhorou significativamente o número de presentes. Mas veio a pandemia e com ela o desafio de entregar a mesma experiência ao cooperado, de forma digital, atendendo às medidas de isolamento social.
DESAFIOS
Com a assembleia presencial adiada devido à Covid-19, a Cogem buscava soluções no mercado para realizar o ato de forma totalmente virtual.
Segundo a coordenadora de Recursos Humanos e Marketing da Cogem, Priscila Oliveira Hernandez, o principal desafio era encontrar um sistema de votação seguro, de fácil entendimento e boa usabilidade, reduzindo qualquer risco de problema no dia.
Além de uma solução tecnológica segura, também era preciso engajar os delegados a participarem, especialmente por se tratar de um grupo em início de mandato (a troca ocorre a cada 4 anos).
DESENVOLVIMENTO
Depois de adiar a assembleia de março para julho de 2020, a Cogem foi ao mercado em busca de soluções. Após contato com a OCB, a cooperativa teve conhecimento do Curia, programa criado pela Coopersystem. Priscila lembra que o atendimento da Coopersystem, passando a segurança que eles procuravam, foi essencial para o sucesso da assembleia.
Segurança era, de fato, a palavra de ordem. Por isso, a Cogem contratou junto à Coopersystem desde o link de internet até o acompanhamento no dia da assembleia. “Fechamos um pacote completo justamente para eliminar qualquer risco”, lembra a coordenadora de RH e Marketing da Cogem.
Na prática, era preciso possibilitar que os associados pudessem assistir à assembleia, pela ferramenta GoToWebinar, e apenas os delegados com direito a voto pudessem acessar o Curia. Um treinamento realizado antes da assembleia com os 48 delegados (24 efetivos e 24 suplentes) também foi primordial para tudo sair conforme o planejado.
Pensando nos novos delegados, a cooperativa também criou um guia para explicar a importância do papel dos delegados e, sobretudo, criar um engajamento em torno da assembleia. Outra iniciativa nesse sentido foi o envio de kits para os delegados.
“Fizemos uma caixa da Cogem com o relatório anual da cooperativa, bloco de notas, caneta, camiseta polo e outros itens. Mandamos para a casa de cada delegado e nos certificamos do recebimento. Dessa forma, eles já tinham todas as informações em mãos”, explica Priscila.
RESULTADOS
A Cogem informa que sua assembleia foi um sucesso, atendendo às expectativas da cooperativa e dos cooperados. A pesquisa de satisfação comprovou o sucesso, segundo a cooperativa.
Além disso, houve recorde de participação. Nas assembleias da Cogem, o quorum máximo é de 24 de legados. Em 2020, participaram 22 delegados, num total de 65 pessoas, incluindo funcionários da Cogem e membros do Conselho Fiscal e de Administração. Em 2019, no modelo presencial, a cooperativa recebeu apenas 12 delegados e 49 pessoas ao todo.
Como demonstração de engajamento, a Cogem informa que os delegados tiveram uma participação ativa na assembleia, se colocando à disposição e participando das posições de presidente e secretários da assembleia geral.
PRÓXIMAS INICIATIVAS
Como ainda estamos enfrentando a crise da Covid-19 no Brasil, a Cogem vai repetir o modelo e ações de 2020, como o uso do Curia, envio do kit pré-assembleia, entre outras coisas. Mas, para os próximos anos, a cooperativa analisa a possibilidade de assembleias semipresenciais, uma vez que os cooperados fazem questão da interação presencial.
