Já vimos anteriormente que inovação é fruto de processos consistentes e bem estruturados. Ou seja, para uma cooperativa colocar a inovação no seu rol de elementos estratégicos, não pode ficar refém de lampejos de umas poucas mentes criativas. O desenvolvimento de iniciativas que gerem valor à organização precisa ser contínuo.

Logo, é necessário que haja pessoas dedicadas a criar e disseminar a cultura de inovação por toda a cooperativa e também a gerenciar suas iniciativas para que estas não se percam. Já falamos aqui sobre algumas ferramentas que auxiliam nos processos de inovação. E, para criar, organizar e gerir os processos que levam ao desenvolvimento da cultura de inovação, quanto para potencializar a geração e maturação de ideias, há ferramentas e metodologias.

Podemos dividir a gestão da inovação em quatro momentos, não necessariamente sequenciais:

• Entendimento do mercado e dos consumidores.
• Identificação e criação de oportunidades.
• Formatação e gerenciamento de projetos.
• Implementação das ideias.

Esses temas já foram abordados no post sobre gestão da inovação. Agora, vamos falar como gerir os processos de inovação de forma ágil e eficaz. Ou seja, com processos que organizam e facilitam o andamento dos projetos.

Vamos ver as metodologias e ferramentas disponíveis para isso.

Metodologias

Kanban

Uma das maneiras ágeis mais simples de controlar o fluxo dos projetos de inovação é com o Kanban, que permite a visualização de tarefas a serem realizadas, em andamento e concluídas. Outras etapas do processo também pode ser incluídas, como o exemplo abaixo:

Assim, o Kanban permite ao time ter noção da etapa em que o projeto se encontra e o que é preciso para que ele seja concluído. Pode ser físico ou digital. Diversas ferramentas on-line e gratuitas estão disponíveis para colocar o Kanban em prática na sua cooperativa. Dentre elas, o Trello e o Asana.

O Kanban é um sistema que visa:

• Aumentar a eficiência da produção.
• Otimizar seus sistemas de movimentação.
• Otimizar sistema de produção.
• Melhorar as realizações de tarefas.
• Auxiliar na conclusão de demandas.

Scrum

Scrum é uma metodologia ágil desenvolvida por Jeff Sutherland que, para isso, buscou inspiração no processo de pousar um avião. De acordo com ele, que também é piloto, não há fórmula para colocar um avião no chão em segurança. O processo exige ajuste o tempo todo de acordo com as condições do momento.

Da mesma forma, acredita ele, deveria acontecer com um projeto de inovação. Afinal, em geral um projeto envolve muitas pessoas e uma grande quantidade de atividades e demandas que mudam o tempo todo.

Diferentemente de outros métodos, que focam em uma grande entrega ao final do projeto, o Scrum propõe a divisão do projeto em pequenos ciclos (chamados de sprints), com a validação das atividades por reuniões frequentes de alinhamento.

Termos técnicos do Scrum

O Scrum é baseado em processos descritos pelos seguintes termos, que permitem entender seu funcionamento:

• Sprints: são os ciclos de cada projeto, que podem ser semanais, quinzenais ou mensais. Na prática, são os períodos determinados para que as tarefas sejam realizadas.
• Product Backlog: é o conjunto de objetivos do projeto. Assim, o Product Backlog reúne todas as funcionalidades a serem desenvolvidas ao longo do projeto.
• Sprint Planning Meeting: reuniões periódicas realizadas no início de cada sprint para planejar e priorizar itens do Product Backlog a serem desenvolvidos.
• Sprint Backlog: são as tarefas específicas a serem realizadas e desenvolvidas na sprint.
• Daily Scrum: reunião diária de, no máximo, 15 minutos para acompanhamento do projeto para que a equipe fale sobre as atividades desenvolvidas, disseminem conhecimento entre si, identifiquem impedimentos e priorizem o trabalho do dia.
• ·Sprint Review Meeting: reunião que acontece ao final de cada sprint para apresentação do que foi realizado e dos resultados do ciclo.
• Sprint Retrospective: reunião de fechamento das sprints com objetivo de analisar o que aconteceu e propor melhorias para a próxima.

Papéis dos profissionais no Scrum

Equipes de projetos baseadas na metodologia Scrum são compostas por três figuras:

• Product Owner: o chamado PO é o ponto focal do projeto. É o responsável por definir e priorizar o que será feito. Também responde pela comunicação geral do projeto.
• Scrum Master: é quem ajuda os envolvidos a seguir a metodologia Scrum ao longo do desenvolvimento do projeto.
• Time Scrum: é o time que, de fato, operacionaliza o que foi projetado para fazer as coisas acontecerem.

Lean

Lean é a metodologia de gestão que se baseia em práticas que agregam valor à produção. Assim, o Lean busca eliminar todos os desperdícios ao longo do processo. Ou seja, todas as etapas que não agregam valor ao produto.

A metodologia Lean é baseada nas seguintes etapas:

1. Identificar e eliminar constantemente problemas que tornam os processos mais lentos.
2. Garantir clareza no fluxo de trabalho para eliminar ruídos na comunicação.
3. Indicar demandas e entregas prioritárias.
4. Fornecer suporte para que a equipe efetue entregas contínuas e de qualidade.

Para aplicar a metodologia Lean numa cooperativa, é recomendável seguir três princípios, de acordo com artigo da Harvard Business Review:

1. Enxugue o modelo de negócios: isso pode ser feito com ajuda do Canvas do Modelo de Negócios, que permite visualizar todo o funcionamento do projeto.
2. Teste possibilidades: após concluir o preenchimento do Canvas, é recomendável testar o modelo com potenciais clientes para adequar o que foi decidido.
3. Desenvolvimento ágil: a metodologia ágil permite o ajuste fino da rota de desenvolvimento do projeto ao longo de todo o caminho.

Smart

A metodologia Smart se dedica à definição de metas. E leva este nome devido às palavras em inglês que compõem a sigla. São elas:

Exemplo de meta SMART: “aumentar as vendas do produto X em 5%, gerando um faturamento adicional de R$ 30 mil dentro de três meses”.

Ferramentas

Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa que permite organizar o andamento de projetos. Uma de suas formas de uso é a adaptação do Kanban para o meio digital. Ao usar o Trello todos os integrantes de um time têm acesso em tempo real a todas as atividades que devem ser feitas, seus responsáveis e o respectivo andamento.

Dessa forma, o Trello permite uma visualização global do projeto. É acessível a partir de navegadores de internet ou do aplicativo para desktop, celulares e tablets.

A organização de um projeto se dá no chamado Quadro (ou Board, na versão em inglês). Nele o Trello permite criar listas de informações. Nestas listas são criadas as tarefas específicas, chamadas de cartões (ou cards, na versão em inglês). Estas, por sua vez, permitem atribuir responsabilidade pela execução, prazo e até categorizar o serviço.

Todos esses elementos – quadros, listas e cartões – podem ser personalizados de acordo com a necessidade de cada projeto. Em geral, as listas são divididas entre as tarefas a serem feitas, em andamento e concluídas. E esses cards podem ser movidos de uma lista pra outra, indicando o andamento do projeto.

Acesse o site do Trello para saber mais.

Asana

O Asana é uma plataforma para organização e gerenciamento de equipes. Conta com recursos como listas e quadro de cartões que permitem controlar o andamento das tarefas. Além disso, o Asana conta também com um fórum de discussões, o que otimiza a troca de informações entre os integrantes da equipe.

Dentro do ambiente do Asana é possível criar times para cada um dos diferentes projetos em andamento. Da mesma maneira, o sistema permite atribuir responsabilidades, definir prazos e consultar o andamento de cada tarefa em tempo real.

O Asana gera, ainda, gráficos que permitem verificar o volume de trabalho de cada um dos integrantes da equipe, assim como a sua produtividade. É possível, ainda, criar conexões e automações entre o Asana e outras ferramentas, como o Google Drive, o Slack, o Teams, dentre outros.

Conheça mais no site do Asana.

Google Drive

Um bom ponto de partida para entender o Google Drive é imaginar o gerenciador de arquivos de um computador. Afinal, sua função básica é guardar arquivos de texto, planilhas, apresentações, fotos, vídeos, dentre outros.

Entretanto, o Google Drive vai muito além disso, pois o ambiente onde esses arquivos são armazenados é colaborativo. Isso significa que times inteiros podem acessar os arquivos ao mesmo tempo, inclusive com a possibilidade de editarem ao mesmo tempo, com controle de versões.

Dessa maneira, uma ferramenta como o Drive proporciona produtividade e integração no desenvolvimento de projetos variados.

Saiba mais sobre o Google Drive em: https://www.google.com.br/drive/apps.html

Slack

A proposta principal do Slack é substituir o e-mail e as mensagens de WhatsApp. Ou seja, dar adeus àquelas trocas intermináveis de mensagens com incontáveis versões de arquivos para serem editados e aprovados.

O Slack reúne a funcionalidade de fórum de discussões em formato de chat. Isso significa que cada frente do projeto pode ter uma conversa específica, o que aumenta a organização do projeto. Além disso, o Slack conta com a possibilidade de conectar apps para edição de arquivos. Assim, o Slack cria um espaço de colaboração que permite o desenvolvimento de ideias e projetos.

Saiba mais sobre o Slack no site oficial da ferramenta.

Para concluir

Um processo de inovação é complexo, certamente. No entanto, existem muitas ferramentas e metodologias já amadurecidas que ajudam a descomplicar a gestão de projetos de inovação. Por isso, para economizar tempo e pular etapas, vale a pena investir na compreensão aprofundada de como cada uma funciona, escolher a que melhor se aplica ao seu time e inovar!