Se o seu interesse é saber como contratar startups, possivelmente já leu nossos outros dois posts sobre este tema. No primeiro deles explicamos que a conexão com startups é uma peça fundamental da Inovação Aberta. Já no segundo, mostramos como a sua cooperativa pode identificar problemas a serem resolvidos por startups.

Agora, neste post, vamos ampliar a abordagem e falar sobre a parte prática da contratação. Para isso, vamos abordar as seguintes etapas:

• Prospecção e seleção
• Prova de conceito (POC)
• Piloto
• Contratação

Então, vamos às etapas!

Prospecção e seleção de startups

No modelo tradicional, as boas práticas de prospecção e seleção de fornecedores envolvem pesquisar o histórico da empresa no mercado e avaliar sua saúde financeira, dentre outras avaliações relacionadas ao porte e à capacidade do fornecedor em honrar seus compromissos.

Não que no caso das startups esse tipo de critério deva ser ignorado, mas é preciso flexibilizar o processo. Afinal, startups são, em geral, empresas nascentes. Logo, sem histórico e, em alguns casos, dependentes de uma grande contratação - como a da sua cooperativa - para escalar seu processo e, enfim, crescer.

De qualquer forma, há maneiras de reduzir o risco ao contratar uma startup. E é muito recomendável que sua cooperativa faça isso, pois certamente você não quer colocar seu programa de inovação a perder, não é mesmo?

Aliás, o próprio processo de desenvolvimento do programa é um dos elementos que reduzem o risco por meio do planejamento inicial e da definição apurada do plano de ação a ser conduzido.

Conforme pregam as cartilhas de inovação, o processo de transição da cultura para uma cooperativa mais inovadora passa pelo benchmarking com outros programas de inovação. Ou seja, pelo adequado aproveitamento do know-how já desenvolvido por outros parceiros.

Então, assim como num processo tradicional de prospecção e seleção de fornecedores, a escolha das startups que irão te ajudar a conduzir seu programa de inovação envolve aprender a partir dos obstáculos enfrentados por outras cooperativas. Ao apresentar suas demandas e expectativas, outras cooperativas ou empresas mercantis podem dar dicas valiosas para selecionar, passar o briefing e conduzir o processo de contratação e gestão da startup que vier a ser selecionada.

É interessante, ainda, lembrar que as startups passam por 4 fases: ideação, validação, tração e escala. Ao passar por cada uma dessas etapas as startups se tornam mais maduras e, portanto, oferecem menos risco. Em compensação, ao se tornarem mais prontas para o mercado elas também perdem em flexibilidade. Isso significa menor espaço de manobra para adequar os processos da startup aos da cooperativa. Isso não é, necessariamente, ruim, mas precisa ser contemplado pelo programa de inovação. Afinal, conforme pontua a Innoscience, o seu objetivo determina o perfil do parceiro e o sucesso do projeto.

Além disso, é imprescindível ficar atento aos canais de comunicação adequados para isso. Ou seja, os programas de seleção e aceleração de startups existentes no mercado, que fomentam o empreendedorismo e, para tanto, contam com critérios que orientam as próprias startups sobre como fazer a gestão e a condução de processos. Um exemplo de programa do qual a sua cooperativa pode participar é o recém-lançado InovaCoop Conexão com Startups.

Mas além de participar de programas de parceiros, a cooperativa também pode optar por realizar uma chamada própria, a exemplo do que fizeram Sistema Ailos, Sicredi, Unimed Vales Do Taquari e Rio Pardo, entre outras.

Depois de selecionar a startup, o próximo passo é realizar testes - seja uma prova de conceito, mais conhecida como POC (Proof of Concept), e/ou um projeto piloto. Para ambos os casos é necessário assinar um termo de cooperação técnica e financeira, que define as condições sobre as quais as partes vão se relacionar. Vamos entender isso melhor a seguir.

Prova de conceito (POC)

Um instrumento que aumenta as chances de sucesso na contratação de uma startup é a prova de conceito. E uma das primeiras coisas que você precisa saber é que essa etapa demanda a assinatura de um termo de cooperação técnica e financeira. Basicamente, trata-se de um documento jurídico que respalda as partes em relação ao investimento, propriedade da POC/piloto, propriedade intelectual, uso da solução gerada, desembolsos, período de realização da POC/piloto, o escopo do trabalho e responsabilidades de cada parte.

Esta é a primeira chance - com risco relativamente controlado - de a startup comprovar a aderência de sua solução e sua competência técnica para atender a demanda da cooperativa. Em outras palavras, é a chance de demonstrar na prática que a solução é o que a cooperativa está procurando.

A POC não deve ser encarada como uma possibilidade de a cooperativa testar a solução gratuitamente. Lembre-se do que falamos anteriormente, de que se trata de uma oportunidade de cooperação financeira, inclusive. Logo, para a subsistência da startup, mas também para desenvolver uma solução com a qualidade esperada e necessária, é necessário pagar pelas POCs. Na prática, a recomendação é por testar pequeno, mas testar de verdade para não induzir ao erro o seu próprio processo.

No processo de realização da POC é importante não confundir com o propósito do MVP (Mínimo Produto Viável). Isso porque POC e MVP ocorrem em universos diferentes. O MVP já é um teste de mercado, portanto posterior à POC, que ocorre em ambiente controlado, antes do desenvolvimento do produto em si. Além disso, a POC visa a testar a tecnologia, principalmente.

Assim, na prática, a POC, mesmo envolvendo um investimento inicial de tempo e recursos, proporciona redução de custos ao permitir detectar falhas e erros em geral. A POC também proporciona a oportunidade de receber feedbacks importantes para o desenvolvimento do produto, além de, quando bem sucedida, aumentar a motivação dos times envolvidos.

Quando finalizada a POC chega o momento de desenvolver o piloto, que é quando a solução será, de fato, desenvolvida, já começando a se tornar adequada às necessidades e à realidade da cooperativa. É importante salientar que POC e piloto são etapas complementares e desenvolvidas separadamente.

Projeto piloto

Se na POC o objetivo é apenas demonstrar a solução na prática, no projeto piloto se avança um pouco mais. Trata-se de um experimento estruturado, também com assinatura de termo de cooperação técnica e financeira e, sobretudo, baseado em processo. Isso significa que não se trata de um processo de tentativa e erro.

Logo, conta com uma definição de escopo, levantamento de incertezas, estabelecimento de KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores-chave de desempenho, em português), hipóteses, recursos, um roadmap que dê visibilidade ao processo, além de envolver despesas e controle de cronograma. Além disso, é comum o uso de metodologias ágeis, como Design Thinking, Lean Startup e Scrum, para melhor acompanhamento do projeto e maior agilidade no processo.

Tudo isso, quando devidamente aplicado, aumenta as chances de a execução do piloto ser bem sucedida e, portanto, levar a um desenvolvimento mais rápido e afinado do produto final.

Em artigo publicado na MIT Sloan Management Review Brasil, o fundador da Innoscience, Maximiliano Carlomagno, afirma que um bom piloto precisa envolver bons problemas da corporação.

“Há pilotos que respondem positivamente às incertezas, mas, em função do baixo alinhamento dos problemas com a estratégia corporativa, não se transformam em negócios. Uma boa ideia é procurar problemas relevantes, frequentes e mal resolvidos na empresa e priorizá-los em função do encaixe com as startups disponíveis no ecossistema”, afirma.

Ele conta que, no Sicredi, a alta gestão preferiu problemas de baixo risco para a primeira edição do programa Inovar Juntos, mas eram estratégicos. “Dos oito pilotos executados, cinco foram contratados como fornecedores ou parceiros. Agora, depois de testar o método, a cooperativa optou por buscar soluções para problemas de mais impacto.”

Framework de aprendizagem de pilotos

Para aumentar as chances de sucesso dessa etapa e, consequentemente, de todo o processo, a Innoscience desenvolveu um framework com 9 passos para o desenvolvimento do piloto. Vamos conhecê-los.

1. Definição de problema: Quanto mais específico nesse caso, maiores as chances de sucesso. Um erro, nesse caso, seria confundir o problema com o objetivo. Enquanto objetivos se estabelecem num momento futuro e almejado pela cooperativa, o problema representa a situação existente e que se mostra indesejável.

2. Incertezas: Nesta etapa, a cooperativa começa a listar as dúvidas que precisam ser sanadas pela solução da startup. É esperado que existam incertezas de mercado, técnicas, relacionadas à organização e à disponibilidade de recursos. No entanto, é recomendável não ampliar muito o leque de incertezas a serem tratadas e focar inicialmente quatro ou cinco. Para chegar a um número reduzido, a dica é seguir uma metodologia (veja algumas neste post) que permita priorizá-las. Em todo caso, o mais importante é tornar o mais claro possível o que precisa ser verdadeiro para a validação do piloto.

3. KPIs: Uma vez que você já tem as incertezas listadas, precisa determinar o que configura uma resposta. E isso depende de estabelecer métricas claras e factíveis, com um indicador para cada incerteza. Novamente, quanto mais precisão nesse caso, melhor.

4. Experimentação: As incertezas começam a ser respondidas com a experimentação da solução. Para tanto, o ideal é definir cada um dos passos e especificar onde, como e por quanto tempo será realizado o piloto.

5. Hipóteses: É interessante, também, estabelecer algumas hipóteses a serem comprovadas ou descartadas. Elas servem como orientação para a avaliação dos resultados apontados nos indicadores.

6. Despesas: Como dissemos anteriormente, é melhor investir quantias adequadas de tempo e recursos na POC e no piloto para não ter prejuízos muito maiores quando a solução estiver operando na produção. Lembre-se de que uma startup está buscando meios de viabilizar sua própria operação. Logo, precisa de recursos financeiros para honrar seus compromissos. Se você exigir uma POC ou piloto gratuitos e, no meio do processo, um outro cliente aparecer disposto a pagar, possivelmente a startup vai direcionar esforços para atender ao cliente pagante.

7. Recursos: Para garantir que a startup e as áreas internas tenham fôlego e condições de conduzir o processo até o final, é preciso considerar todas as necessidades do piloto para proporcionar os recursos necessários à sua execução. E não estamos falando apenas de dinheiro, mas de pessoas, informações, acesso, equipamentos e materiais.

8. Cronograma: Assim que as partes estiverem alinhadas com relação à execução do piloto, torna-se prioritário estabelecer um cronograma sobre as entregas e interfaces necessárias com pessoas internas ou externas à empresa.

9. Roadmap: O piloto não deve olhar para além do momento de experimentação. No entanto, a Innoscience recomenda imaginar um potencial roadmap posterior ao piloto, que ajudaria a consolidar os primeiros passos na relação com a startup. Esse roadmap pode apontar para uma segunda fase do piloto, por exemplo.

Depois dos testes, a contratação

Uma contratação tradicional exige, na maioria dos casos, a cotação com pelo menos três fornecedores. No entanto, como pudemos ver ao longo deste texto, o processo de prospecção, seleção e desenvolvimento das etapas iniciais do projeto visam estabelecer uma aderência entre as partes que extrapola em muito a questão do preço.

Ainda assim, há algumas boas práticas na contratação de startups que orientam essa etapa e proporcionam engajamento e atendimento aos objetivos da cooperativa, bem como respeitam sua capacidade de investimento. Um ponto importante a ser considerado diz respeito às características inerentes às startups, que podem levar ao desenvolvimento de um contrato com mais flexibilidade.

Então, mais do que nunca, é recomendável entender a endereçar as singularidades do fornecimento em questão. Se, por um lado, a startup precisa de flexibilidade, a cooperativa tem o direito de exigir o cumprimento dos compromissos estabelecidos. A definição de direitos e deveres de ambas as partes é essencial em qualquer tipo de contrato e a orientação jurídica é bem importante.

Conclusão

Neste texto, você viu que o processo de contratação de uma startup não é trivial e envolve etapas a mais em comparação a fornecedores tradicionais e já estabelecidos no mercado. Entretanto, se cada um dos passos for seguido adequadamente, o próprio processo se torna parte da solução a ser contratada, aumentando consideravelmente as chances de sucesso.

Então, não é uma boa ideia negligenciar as melhores práticas no processo de contratação de uma startup sob o risco de obter uma economia imediata, mas que vai refletir em gastos muitos maiores lá na frente e até mesmo no não atingimento dos objetivos.

Portanto, para impulsionar sua cooperativa a caminhar mais rápido e a obter conquistas mais consistentes, atente para o processo de prospecção, seleção e contratação de startups, respeitando e extraindo ganhos de cada uma das etapas.

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