O sucesso de um projeto deriva de uma série de fatores, e um dos mais importantes deles é a aplicação de uma metodologia de gerenciamento adequada. O planejamento, afinal, é a base que dá sustentação ao desenvolvimento das iniciativas.

Quando chega a hora de definir como um projeto será realizado, o questionamento é inevitável: qual metodologia adotar? A resposta para essa pergunta pode ser a diferença entre um resultado positivo ou negativo.

A metodologia do projeto diz respeito ao modelo de gestão que será utilizado para organizar e ordenar as atividades para seu desenvolvimento. Ou seja: é como um projeto será planejado e colocado em prática, com as tarefas delineadas e ferramentas definidas. Fatores que serão influenciados pela metodologia selecionada são:

• Escopo do projeto
• Detalhamento dos processos
• Sequenciamento das atividades
• Montagem de cronograma
• Elaboração de orçamento
• Registro de custeio
• Prazos de entregas
• Definição de responsabilidades

Por que é importante usar uma metodologia adequada

Diante desses quesitos, percebe-se que a escolha da metodologia terá impactos no andamento do projeto. Por isso é tão importante escolher um método adequado para coordená-lo e viabilizá-lo.

A partir da necessidade de otimizar processos e obter melhores resultados, com o tempo, uma gama bastante ampla de metodologias foram desenvolvidas. Cada uma delas terá suas próprias características, vantagens e prejuízos.

Neste artigo, conheceremos uma série de diferentes metodologias para gestão de projetos, descrevendo suas características e benefícios. Diante desse leque de possibilidades, veremos como escolher uma metodologia adequada para aplicar no projeto da sua cooperativa. Aproveite a leitura!

Como escolher uma metodologia

Qual a melhor metodologia para executar um projeto? A única resposta certa é: depende. Cada tipo de metodologia poderá trazer resultados práticos distintos. Cada projeto deve ter suas peculiaridades avaliadas para que essa escolha seja feita.

Objetivos, foco e complexidade

Tal seleção deve levar em conta fatores como objetivos, metas, prazos, recursos disponíveis, verbas e equipe, dentre outros. A metodologia adequada a cada projeto será aquela que consiga organizar esses pilares em prol de um planejamento assertivo e eficiente, que contemple as prioridades e limitações do projeto.

O projeto demanda constantes ajustes dos clientes? Metodologias ágeis, que realizam feedbacks frequentes, podem ser a melhor opção. O objetivo é reduzir custos e aumentar a eficiência? A solução está no lean. Quer manter tudo documentado minuciosamente? Vá de PRINCE2, como método de execução, ou de PMBOK, para guiar os seus processos.

“O gerenciamento de projetos ágil e o tradicional não estão em guerra um com o outro”, explica Robson Cardoso, gerente do Núcleo de Inteligência e Inovação do Sistema OCB. “Em um mundo movido por constantes mudanças, as empresas não podem aplicar apenas uma metodologia em todos os seus projetos se quiserem permanecer competitivas/sustentáveis”, completa Cardoso.

“Sempre gosto de dizer que não existe um método perfeito para condução de projetos. Mas com certeza existe um método mais assertivo que outro para o problema do momento”, explica.

Poderes e limitações das metodologias

“Por tempos, eu partia do velho e tradicional 5w2h”, conta Cardoso. “Ultimamente tenho dado preferência à utilização de canvas para poder visualizar o todo e conseguir chegar em 8w3h”. Essa estrutura, segundo ele, é:

• A base, o propósito: por que estamos fazendo esse projeto?
• As pessoas, o patrocínio: quem é o responsável pelo projeto?
• As partes interessadas: quem se beneficiará e será afetado pelo projeto?
• Os recursos: quem administrará o projeto e quais habilidades são necessárias para entregá-lo?
• As entregas: o que os produtos do projeto construirão ou entregarão?
• O plano: como e quando o trabalho será realizado?
• As mudanças: como vamos engajar as partes interessadas e gerenciar os riscos?
• O investimento: quanto custará o projeto?
• Os benefícios: quais benefícios e impactos o projeto irá gerar, e como saberemos que o projeto foi bem-sucedido?

Essa estrutura garante que cada projeto tenha um propósito e esteja alinhado com a estratégia da organização. “Gosto porque ele é um documento vivo, a ser revisto sempre que houver uma decisão importante de fazer alterações no escopo do projeto”, argumenta.

Papel da liderança

“Costumo dizer que os projetos são tão bons quanto as pessoas que os executam. Então, quais são as principais qualidades que os líderes precisam para se destacar em um mundo orientado a projetos?”, indaga Cardoso. Ele mesmo responde:

• Habilidades de gerenciamento de projetos
• Experiência em desenvolvimento de produtos e serviços
• Visão de estratégia e negócios
• Habilidades de liderança e gerenciamento de oportunidades
• Agilidade e adaptabilidade
• Ética e valores

E continua: “se os gerentes e as organizações quiserem desenvolver as competências necessárias para se transformar e prosperar na nova economia orientada a resultados, eles precisarão se sentir à vontade para elaborar estratégias que sejam impulsionadas não pela eficiência, mas pela mudança”. 

“Grandes projetos não apenas tornam o trabalho melhor - eles tornam o mundo melhor”, conclui Cardoso.

Para aplicar uma metodologia

No momento de colocar a metodologia de projeto em prática, alguns passos são importantes, para garantir uma implementação eficaz. São eles:

• Padronização: a adoção de uma metodologia demanda que todos os processos do projeto sejam padronizados conforme seu modelo. Dessa forma, evita-se a existência de incompatibilidades que podem atrasar o cronograma ou prejudicar a qualidade das entregas.
• Delegação: cada metodologia terá suas tarefas específicas, mas é fundamental definir quem ficará a cargo de cada passo durante a execução do projeto. Papéis bem definidos deixam os processos mais fluidos.
• Treinamento: para que a metodologia seja aplicada de forma a potencializar seus benefícios, a equipe que a está executando deve conhecê-la a fundo. Assim, o treinamento é imprescindível.
• Gerenciamento: as lideranças são fundamentais para a aplicação efetiva de uma metodologia de projetos. Além de conhecimento sobre os processos, os gestores precisam ter uma visão sobre a evolução da iniciativa, para que possam gerir os recursos e apontar caminhos para evolução.
• Feedback: a implementação das diferentes metodologias deve ser avaliada periodicamente, de forma a identificar os pontos positivos e negativos. Assim, é possível melhorar a aplicação da metodologia no decorrer do projeto ou em jornadas futuras.

Principais metodologias de gestão de projetos

Com o tempo, diversas metodologias foram desenvolvidas a fim de superar dificuldades e tornar a gestão de projetos mais eficaz. Elas surgem a partir de contextos que demandam novos tipos de planejamento e gerenciamento para tocar um projeto adiante com sucesso.

Aqui, listamos algumas das principais metodologias de gestão de projetos. Confira!

Metodologias ágeis

As transformações, tanto na tecnologia como nos negócios, estão cada vez mais rápidas. Isso exige que certos projetos sejam executados de forma dinâmica, com foco na eficiência. É com essa finalidade que surgiram as metodologias ágeis, encurtando processos e aproveitando melhor o tempo.

As metodologias ágeis visam abrir mão de processos redundantes, de forma que as entregas sejam mais rápidas e produtivas. Além disso, como os processos são mais curtos, fica mais fácil identificar erros e aumentar as possibilidades de ajustes e adaptações no decorrer do projeto, que se torna mais flexível.

No Radar da Inovação, contamos como o Sicredi passou a utilizar metodologias ágeis durante seu processo de transformação digital. O modelo é utilizado no desenvolvimento de seus produtos digitais, impulsionando a inovação de seus serviços.

Se quiser entender mais a fundo como colocar as metodologias ágeis em ação, confira nosso guia prático sobre o tema clicando aqui. Agora vamos conhecer um pouco mais sobre três das principais metodologias ágeis. Confia:

Kanban

Embora seja considerada uma metodologia ágil, o Kanban foi criado há quase um século, no Japão dos anos 40, pela montadora Toyota. Inicialmente, ele foi desenvolvido para auxiliar no controle de estoque, mas os resultados foram tão evidentemente bons que logo ele foi empregado para gerenciar tarefas e projetos em geral.

O Kanban é uma ferramenta focada na organização visual dos elementos por meio de cartões e colunas. Cada cartão representa uma tarefa, enquanto as colunas designam as fases de desenvolvimento do projeto. Conforme a tarefa progride, o cartão avança coluna por coluna, até a conclusão. Ferramentas como Trello, Asana e ClickUp utilizam a metodologia Kanban.

No InovaCoop, produzimos um guia prático totalmente dedicado ao Kanban. Veja!

Scrum

A metodologia Scrum nasceu com o Manifesto Ágil, em 2001, com o intuito de otimizar o desenvolvimento de softwares. Pouco tempo depois, outras áreas acolheram o Scrum, sobretudo a gestão de projetos.

Esse modelo deriva da ideia de que não há fórmula fixa para desenvolver um projeto e que ajustes são frequentemente necessários para que um bom resultado final seja obtido. Na prática, o Scrum é implementado por meio de ciclos com duração de até quatro semanas, envolvendo reuniões periódicas para correções e encontros de avaliação após cada ciclo.

OKR

Sigla para objectives and key results (objetivos e resultados-chave), o OKR é uma metodologia pautada na definição de metas que direcionam os trabalhos para a realização dos objetivos. Criado na década de 70 por Andrew Grove, então presidente da Intel, o OKR representa um conjunto de metas que se relacionam para constituir os objetivos estratégicos da cooperativa.

Dessa forma, a metodologia OKR permite que os gestores consigam avaliar o progresso na busca por atingir seus objetivos. Caso as metas não sejam alcançadas, o modelo facilita a identificação das falhas que impediram o sucesso pleno do projeto.

Lean

A metodologia lean (enxuta), inspirada pelo sistema de gestão da montadora japonesa Toyota, diz respeito à redução de desperdícios, seja de tempo ou de recursos, ao manter o foco nas tarefas essenciais. Dessa forma, é possível otimizar a operação da cooperativa e reduzir os custos.

Na prática, a metodologia lean busca utilizar somente os recursos estritamente necessários para a realização de um projeto. Ao abrir mão de processos que não contribuem positivamente nas entregas, os trabalhos ficam mais ágeis e menos custosos.

Six Sigma

Aplicado conjuntamente tanto às metodologias lean quanto às ágeis, o modelo Six Sigma é empregado na gestão de qualidade dos projetos. Seu principal propósito é melhorar os processos de forma contínua, de forma a eliminar falhas e aprimorar o desenvolvimento do projeto.

O Sigma é uma letra grega que, neste modelo, se refere à taxa de desperdícios por operação - ou seja, a frequência com que determinado processo usa mais recursos do que o necessário. Assim, elabora-se uma escala de qualidade, em que 1-sigma é o nível mais baixo e o 6-sigma é a excelência.

Cascata

A metodologia cascata é um modelo de gestão de projetos que divide os processos em diferentes fases. Cada uma dessas fases só é iniciada quando a anterior é totalmente concluída. Seu planejamento é organizado por meio de passos claros ao longo de todo o projeto.

É ideal para projetos que demandam um desenvolvimento mais linear, já que traça uma meta a ser alcançada por vez. Contudo, projetos que demandam dinamismo e adaptações constantes podem ficar engessados na metodologia cascata, pois ela apresenta pouca margem de mudanças de última hora.

PRINCE2

A sigla PRINCE2 deriva de Projects In Controlled Environments - ou seja, projetos em ambientes controlados. Usando a metodologia de cascata, esse modelo é muito utilizado para gerenciar projetos de TI. Ele é executado por meio de um cronograma rígido, com foco no respeito aos prazos estabelecidos e documentação dos processos.

Seus sete princípios são:

1. iniciar um projeto;
2. direcionar um projeto;
3. começar a execução um projeto;
4. supervisionar um projeto;
5. administrar a entrega dos produtos;
6. gerir uma divisão de fases;
7. encerrar um projeto.

PMBOK

Enquanto o PRINCE2 é uma metodologia no sentido mais estrito do termo, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge, ou Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos) representa um compêndio de boas práticas que leva em consideração diversos processos de desenvolvimento.

Ou seja, o PMBOK não apresenta um passo a passo. Ele é bastante flexível e não apresenta uma lista de tarefas pré-definidas. Por isso, cada projeto deve definir quais atividades deverão ser executadas em cada trecho do projeto. O PMBOK é organizado em cinco grupos de processos:

1. Início do projeto;
2. Planejamento do projeto;
3. Execução do projeto;
4. Controle do projeto;
5. Encerramento do projeto.

Método do caminho crítico (CPM)

Essa metodologia se baseia na identificação e no planejamento das tarefas críticas de um projeto. O método do caminho crítico funciona melhor em iniciativas de pequeno e médio porte.

Como as tarefas estão interligadas, esse modelo parte do princípio de que uma nova etapa só pode ser realizada quando as anteriores já estão concluídas. Para isso, é necessário definir qual é o caminho crítico - ou seja, o ordenamento para que todos os passos sejam executados na ordem correta.

A Asana elencou 6 passos para encontrar o caminho crítico:

1. Elencar as atividades: usa-se uma estrutura analítica para listar tarefas e atividades necessárias para as entregas, desde a ideação até a conclusão.
2. Identificar as dependências: a partir da estrutura analítica, determina-se as fases interdependentes - ou seja, para iniciar uma, é necessário que quais outras tarefas estejam concluídas? Isso ajuda a identificar quais trabalhos podem ser feitos paralelamente.
3. Criar um diagrama de rede: em seguida, a estrutura deve ser transformada em um diagrama de rede - um fluxograma que evidencie a ordem cronológica das atividades e seus avanços.
4. Estimar a duração das tarefas: a definição do caminho crítico tem relação com quanto tempo cada atividade leva para ser realizada.
5. Calcular o caminho crítico: com os prazos estimados e o ordenamento das tarefas interdependentes, elabora-se o caminho crítico. Há algoritmos que fazem esse trabalho.
6. Calcular a margem de flutuação: a margem de flutuação diz respeito à flexibilidade de determinada tarefa, indicando o quanto ela pode atrasar sem afetar as tarefas seguintes ou o prazo de conclusão.

Conclusão

A escolha de uma metodologia adequada é parte fundamental para o sucesso de um projeto.

A forma como as ideias e tarefas serão discutidas e executadas tem o poder de impulsionar ou atrapalhar o andamento das iniciativas. Por isso, não devemos subestimar a importância de escolher cuidadosamente como os projetos serão tocados.

Conforme as dinâmicas sociais e econômicas mudam, novas metodologias de gestão são criadas ou adaptadas. Há espaço tanto para as mais tradicionais quanto para os métodos modernos. Cada caso é um caso.

Por isso, é importante conhecer as diferentes metodologias de gestão, como elas funcionam e quais são suas vantagens e desvantagens. Esse conhecimento vai ajudar a dar vida aos projetos na sua cooperativa, criando um ambiente propício para a eficiência e a inovação.